Marcar quantas reuniões forem necessárias para solucionar o problema, mesmo que o seu executivo discorde. Mantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunião e outra.

A reunião precisa ser necessária, para não reverter em perda de tempo. Muitas vezes, algumas chamadas pelo telefone interno resolvem e as decisões são tomadas sem precisar reunir o grupo.

A convocação deve ser feita antecipadamente para garantir a boa disposição de todos a se programarem para o encontro. Reuniões de última hora exigem o cancelamento de compromissos profissionais do executivo e podem até representar a perda de um cliente.

O local deve estar em temperatura agradável. Luz é fundamental e, portanto, evitem-se as penumbras. Cadeiras confortáveis e que não tenham braço, deixam maior liberdade de gesticulação.