O relatório de recebimento é uma descrição de materiais recebidos, suas quantidades, seu fornecedor, número do pedido de compra, grau, condições dos materiais e outras informações.

No despacho de materiais é realizada a desembalagem dos bens a serem enviados, a verificação das respectivas quantidades e das notas fiscais e a validação das condições de pagamento.

A entrada de produtos acabados na expedição é feita por meio de documento de transferência externa emitido pelo departamento responsável, além da guia de controle e de arrecadação estadual (DAE) que, devidamente identificada, substitui a nota fiscal.

De um modo geral, todos os materiais devem chegar à expedição devidamente identificados e com pedido de faturamento preenchido para sua rápida saída. Apenas os produtos e materiais de baixo valor, como clipes, grampos, parafusos, papeis e afins, não estão nessa regra.