A expedição de documentos via correios, quando não for possível a expedição eletrônica, não constitui atribuição do protocolo.

A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.

O Plano de Classificação da instituição permite classificar todo e qualquer processo e documento produzido e/ou recebido pelo órgão, no exercício de suas atividades e funções.

O Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Os documentos considerados de correspondência são todos cuja espécie possui uma configuração de comunicação escrita, que circulam entre entidades públicas ou privadas, em meio físico ou digital.