Toda despesa empenhada e não paga deve ser inscrita automaticamente em RPNP, sem qualquer condição.

Podem ser inscritas as despesas não liquidadas quando o serviço ou material já tiver sido prestado ou entregue e estiver em fase de verificação do direito do credor, ou quando o prazo para cumprimento da obrigação ainda estiver vigente.

As despesas liquidadas e não pagas podem ser inscritas em RPNP quando houver risco de cancelamento por insuficiência de recursos, pois a disponibilidade de caixa é requisito para definir se o empenho será mantido como restos a pagar não processados.

Apenas despesas liquidadas podem ser inscritas em restos a pagar não processados.

A inscrição em restos a pagar não processados depende de a despesa ter sido paga parcialmente.