Não são considerados públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Na cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público, é vedado o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Consideram-se correntes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Os documentos públicos são identificados como correntes, permanentes e institucionais.