Uma instituição identificou que diferentes servidores executam determinadas atividades de diversas maneiras, apesar de exercerem funções análogas. Também foram constatadas dúvidas recorrentes quanto às atribuições dos setores, aos níveis de autoridade e às responsabilidades de cada unidade. Para reduzir essas dificuldades, a organização decidiu elaborar um manual que reunisse informações sobre sua estrutura, atribuições e funcionamento. Nessa perspectiva, o manual de organização tem como uma de suas principais funcionalidades: