O setor responsável pelas compras deve organizar e registrar as demandas recebidas, verificar a necessidade real da aquisição e acompanhar o processo até a entrega do bem ou serviço solicitado.

As rotinas administrativas de compras têm caráter meramente operacional, não possuindo relação com o planejamento das atividades ou com o controle dos recursos utilizados pelo órgão.

O controle administrativo das compras limita-se à fase inicial de solicitação do material, não sendo necessário acompanhar etapas posteriores, como recebimento ou registro em sistemas internos.

As solicitações de compra podem ser realizadas verbalmente pelas unidades requisitantes, sendo o registro formal dispensável quando se tratar de materiais de baixo valor ou uso rotineiro.

Após o encaminhamento da solicitação de compra ao setor responsável, a unidade requisitante deixa de possuir qualquer responsabilidade sobre o acompanhamento da necessidade ou utilização do material adquirido.