A gestão de documentos se estrutura em três fases principais, que compreendem o ciclo de vida dos documentos dentro de uma instituição. Assinale a alternativa que apresenta corretamente essas fases:

Referindo-se à definição e função dos arquivos, analise as sentenças:

I - Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
II - Para ser funcional um arquivo deve ser pouco planejado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
III - As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.
IV - Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
V - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
VI - A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
VII - O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.

Após a análise, pode-se afirmar:

O serviço de protocolo desempenha um papel crucial na organização administrativa, sendo fundamental para a gestão de documentos dentro de uma instituição. Sobre a importância do serviço de protocolo, marque a alternativa correta:

O processo de recebimento de correspondências em uma organização pública envolve etapas essenciais para garantir o correto registro e encaminhamento dos documentos. Essas etapas são:

1.Registro das informações da correspondência (data, remetente, assunto).

2.Triagem para definir o destinatário ou setor responsável.

3.Arquivamento do documento no sistema de controle.

4.Encaminhamento para o responsável ou setor adequado. A sequência correta em que ocorre esse processo

A classificação de documentos inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Assim, ela deve, preferencialmente, ser implementada quando da realização das atividades de recebimento e

A gestão de documentos é composta por três fases. A primeira fase é a produção; a terceira, destinação final; e a segunda fase é a

O prazo máximo de restrição de acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527/2011, é de

No contexto da administração pública, a documentação desempenha um papel essencial na organização e preservação de informações. Esse processo envolve a criação, o registro, a gestão e a classificação de documentos que têm valor legal, administrativo ou histórico. Sobre o processo de documentação, assinale a alternativa correta:

A organização da documentação e a estruturação dos arquivos são práticas fundamentais para a gestão pública, pois garantem o acesso à informação, a preservação da memória institucional e a eficiência administrativa. A classificação documental, por exemplo, é um dos pilares para o controle e recuperação eficiente dos registros. Assinale a alternativa correta:

De acordo com a Portaria Interministerial nº 11, de 25 de novembro de 2019, publicada pelos Ministério da Justiça e Segurança Pública e Ministério da Economia, os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para controle e registro dos documentos e processos, devem utilizar uma codificação composta por dezessete dígitos, que são divididos em quatro grupos: o primeiro com cinco dígitos identificando a unidade protocolizadora; o segundo com seis dígitos representando o registro sequencial reiniciado anualmente; o terceiro com quatro dígitos indicando o ano de atribuição; e o quarto com dois dígitos verificadores. Essa codificação recebe o nome de