Portaria é modalidade de comunicação entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

Ata é um texto expositivo de modalidade técnica, cuja finalidade é registrar discussões realizadas em sessões, reuniões e assembleias.

A principal característica do memorando é a agilidade, uma vez que a sua tramitação deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

Despacho consiste na informação ou decisão sobre qualquer assunto submetido à deliberação de autoridade ou determinação para movimentação de processos e outros documentos.

Certidão refere-se a documento emitido por autoridade competente, apedido do interessado, com finalidade declarada e transcrito de registro ou assentamento oficial.

O princípio que determina que os documentos devem ser organizados por assunto, utilizando-se de um sistema de classificação hierárquica para facilitar a localização de informações específicas e a compreensão das relações entre os temas abordados.

O princípio que estabelece que os documentos devem ser agrupados por data de produção, permitindo uma análise cronológica dos eventos e a reconstrução da história de uma instituição ou indivíduo através da sucessão temporal dos documentos.

O princípio que orienta a manutenção da integridade dos fundos documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes, asrelações entre eles e o contexto em que foram produzidos, garantindo, assim, a autenticidade e a confiabilidade das informações.

O princípio que preconiza a eliminação de documentos sem valor histórico, levando em consideração critérios como a raridade, a representatividade, o valor informativo e a relevância para a pesquisa, otimizando

O Princípio que relaciona-se com a obrigatoriedade de não mesclar conjuntos documentais arquivísticos de origens diferentes, prevendo uma articulação do organismo produtor do documento com a função que este representa