A tipologia preocupa-se com a estrutura formal do documento e, sendo assim, esse documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para o mesmo problema jurídico.

Relatório de atividades, ata de reunião de diretoria executiva e plano de ação do triênio são exemplos de tipologias documentais.

A espécie documental torna-se uma tipologia documental quando a ela se agrega a sua gênese.

O plano de destinação é o instrumento adequado para a avaliação de documentos de uma massa documental acumulada.

Documento de valor informativo é aquele que possui informações sobre a forma de organização da instituição que o acumulou.

O processo de avaliação de documentos de arquivo baseia-se na identificação e aplicação de valores aos documentos. O valor primário é a qualidade inerente às razões de criação de todo documento, enquanto o valor secundário refere-se à qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor primário.

A tabela de temporalidade de documentos deve ser aplicada a partir do arquivo intermediário, pois ela define a destinação dos documentos de arquivo.

Os documentos arquivísticos produzidos por um órgão público do estado do Espírito Santo e que devam ser enviados a outros órgãos desse mesmo estado não precisam ser registrados no protocolo, bastando apenas a guarda da cópia desses documentos.

A sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução é conhecida como tramitação.

Os documentos particulares recebidos pelo protocolo devem ser registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários.