A organização de unidades de informação pressupõe uma série de funções básicas, como definição dos planos estratégico e operacional, mobilização e alocação de recursos, definição do processo de trabalho, montagem da infra-estrutura e implantação de produtos e serviços.

Muitos sistemas de gerenciamento de bibliotecas, à medida que o mercado se tornou mais competitivo, foram acrescentando outros recursos além dos tradicionais, e que podem ser divididos em informação comunitária, boletins de notificação corrente ou listas de novas aquisições e escritório eletrônico para facilitar os processos básicos.

Preparação e planejamento, instalação do equipamento, instalação do programa, criação das bases de dados, treinamento de pessoal e entrada do sistema em operação são atividades de desenvolvimento de sistemas de informação que fazem parte da fase de elaboração do projeto.

Os recursos de recuperação concernentes a um sistema de gerenciamento de documentos são essenciais ao seu funcionamento eficaz e servem para diferençá-los de outros sistemas de base de dados. Um número cada vez maior dos recursos de buscas, que antes eram exclusivos dos sistemas de gerenciamento de textos, encontra-se hoje em dia nos mecanismos de buscas na Internet e em sistemas de acesso público a bibliotecas.

A análise competitiva, a localização de clientes efetivos ou potenciais, a análise de estudo de atitude, as descrições de produtos e a análise de questionários referem-se à área administrativa de aplicação de sistemas de gerenciamento de documentos.

As redes de computadores buscam interligar vários equipamentos e sistemas informatizados. Uma das principais finalidades de uma rede é oferecer compatibilidade ponto a ponto, de modo que qualquer terminal ou sistema possa conectar-se com qualquer outro.

A união entre computadores e telecomunicações melhorou a tecnologia de ambas as áreas, passando a oferecer novos meios de comunicação e armazenamento de dados, como correio eletrônico, periódicos eletrônicos e videotexto.

De acordo com a natureza do sujeito que demanda a informação, os usuários naturais são pessoas que chegam livremente a uma biblioteca pública comunitária, por própria iniciativa.

São fatores concernentes aos administradores de informação, no serviço de referência, a cultura geral e o conhecimento do acervo; a capacidade de disposição para se comunicar; a capacidade para tomar decisões; a consciência de suas responsabilidades profissionais e a eficiência no serviço.