Nas figuras I e II, as culturas perenes estão localizadas acima da cota do lago de neblina.

A disposição ideal para culturas perenes e anuais, em função da configuração do terreno, é apresentada na figura II.

A parte côncava dos terrenos ilustrados em ambas as figuras deve ser reservada para cultivos anuais de verão ou florestamento.

Os documentos que compõem o arquivo permanente, diferentemente dos documentos que são eliminados na fase corrente e na intermediária, são objeto de uma política de preservação destinada a garantir a integridade física desses documentos.

O acondicionamento dos documentos de arquivo é definido pelo tipo de embalagem utilizada para a conservação e preservação desses documentos.

Por questões de rapidez no trâmite, os processos podem ser protocolados em qualquer unidade de uma universidade.

O controle da tramitação é uma atividade de protocolo e é realizado sempre que o documento é expedido.

O protocolo visa, sobretudo, o registro dos documentos de arquivo que entram e saem da organização, permitindo a localização desses documentos sempre que necessário.

Os documentos de caráter particular que chegam ao protocolo de uma universidade não devem receber nenhum tipo de controle arquivístico; devem ser apenas encaminhados aos destinatários.

A Tabela de Conversão de Unidades de Arquivo, resultado do processo de avaliação, é o instrumento utilizado para definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.