Para divulgar assuntos importantes, vale organizar reuniões.

A reunião em si é uma ferramenta fundamental na comunicação interna. Bastante eficiente para difundir assuntos importantes, ela permite que todos os presentes debatam, exponham suas opinião e se posicionem. “Algumas podem ser colocadas na rotina da escola – como as de formação e as de equipe -, o que faz com que as pessoas ..........saibam.................... que naquele dia e horário ............têm............ um compromisso”, afirma Alice Happ Botler, professora do Centro de Educação da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Além disso, é preciso haver uma condução eficiente dos trabalhos, garantindo uma linguagem clara nas exposições, a participação dos presentes, a conclusão e o registro do que foi discutido e o encaminhamento das ações seguintes para que a reunião não acabe no vazio.

Outro ponto a receber atenção é o texto utilizado nos comunicados. Uma mensagem bem feita é aquela que é entendida pelo público-alvo. E, por mais simples que possa parecer, um texto de fácil compreensão é difícil de fazer. Uma linguagem confusa e rebuscada só provoca ruídos na comunicação. O grau de formalidade do texto vai depender do assunto – a convocação feita pela direção da escola para os professores comparecerem ......a..... uma reunião com representantes da Secretaria de Educação tende a ser mais sóbria do que o convite para o jogo final de um campeonato interno, por exemplo.

Se a escola tiver computadores com acesso ......à...... internet, o e-mail é um meio prático e rápido para divulgar informações. Firmina Azevêdo, de Salvador, seguiu os passos para instalar uma comunicação interna eficiente e agora, quando não avisa onde está e o que está fazendo, é cobrada: “Outro dia, uma colega me ligou no domingo perguntando ..................por...que.................. eu ainda não havia enviado a agenda da semana”. No início do ano, ela criou um grupo de e-mail com os 86 docentes da instituição e agora manda tudo pela internet, inclusive a Agenda do Diretor. Ela ainda coloca mensagens nos murais e afirma que já percebeu que um dos efeitos de uma gestão mais transparente é a participação: “Agora, professores e funcionários sabem de tudo que acontece na escola”.

Texto de Verônica Fraidenraich
– Revista Nova Escola, nº. 8 julho/junho 2010. pag.44 e 45.

Para divulgar assuntos importantes, vale organizar reuniões.

A reunião em si é uma ferramenta fundamental na comunicação interna. Bastante eficiente para difundir assuntos importantes, ela permite que todos os presentes debatam, exponham suas opinião e se posicionem. “Algumas podem ser colocadas na rotina da escola – como as de formação e as de equipe -, o que faz com que as pessoas ..........saibam.................... que naquele dia e horário ............têm............ um compromisso”, afirma Alice Happ Botler, professora do Centro de Educação da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Além disso, é preciso haver uma condução eficiente dos trabalhos, garantindo uma linguagem clara nas exposições, a participação dos presentes, a conclusão e o registro do que foi discutido e o encaminhamento das ações seguintes para que a reunião não acabe no vazio.

Outro ponto a receber atenção é o texto utilizado nos comunicados. Uma mensagem bem feita é aquela que é entendida pelo público-alvo. E, por mais simples que possa parecer, um texto de fácil compreensão é difícil de fazer. Uma linguagem confusa e rebuscada só provoca ruídos na comunicação. O grau de formalidade do texto vai depender do assunto – a convocação feita pela direção da escola para os professores comparecerem ......a..... uma reunião com representantes da Secretaria de Educação tende a ser mais sóbria do que o convite para o jogo final de um campeonato interno, por exemplo.

Se a escola tiver computadores com acesso ......à...... internet, o e-mail é um meio prático e rápido para divulgar informações. Firmina Azevêdo, de Salvador, seguiu os passos para instalar uma comunicação interna eficiente e agora, quando não avisa onde está e o que está fazendo, é cobrada: “Outro dia, uma colega me ligou no domingo perguntando ..................por...que.................. eu ainda não havia enviado a agenda da semana”. No início do ano, ela criou um grupo de e-mail com os 86 docentes da instituição e agora manda tudo pela internet, inclusive a Agenda do Diretor. Ela ainda coloca mensagens nos murais e afirma que já percebeu que um dos efeitos de uma gestão mais transparente é a participação: “Agora, professores e funcionários sabem de tudo que acontece na escola”.

Texto de Verônica Fraidenraich
– Revista Nova Escola, nº. 8 julho/junho 2010. pag.44 e 45.

O objetivo da mensagem determina a escolha do veículo

Ao iniciar o projeto de comunicação interna, um primeiro ponto a observar é o veículo utilizado. De nada adianta divulgar em conversas de corredor uma reunião cuja presença é obrigatória. A importância do que se vai comunicar é que determina o meio. A diretora Mari Inês Fantoni, do CAIC Jovem Ailor Lotero, em Camboriú, a 85 quilômetros de Florianópolis, conta que, quando o assunto é importante, ela passa uma lista com o comunicado e pede que todos assinem, confirmando a leitura. Foi o que ela fez recentemente para divulgar um encontro que não estava na agenda e no qual seria discutida a concessão de um espaço físico na escola para o centro comunitário. “Alguns professores eram contra e outros a favor. Todos precisavam ser avisados para garantir que as várias posições fossem definidas. Ninguém poderia dizer que não foi avisado”, lembra Mari.

Um dos recursos mais utilizados pela escola para divulgar notícias e trabalhos realizados é o mural, que deve ter seu conteúdo renovado periodicamente. É aconselhável determinar uma frequência para sua atualização – pode ser todo dia ou uma vez por semana. Assim, as pessoas criam o hábito da leitura daquele espaço. Mas isso não impede que, quando haja a necessidade, se coloquem uma nova mensagem e um aviso maior chamando a atenção para a novidade. Mari Inês Fantoni, de Camboriú, usa fotos ou recortes e divide o mural por setor – um para o pessoal de serviços de apoio, outro para os professores etc. – e os coloca em pontos estratégicos, o das merendeiras ao lado da cozinha, por exemplo. Esses procedimentos ajudam o leitor a localizar os temas de seu interesse.