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Disciplina: Secretariado
Banca: OBJETIVA
Orgão: Pref. Vespasiano Correa-RS
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(__) Caso seja constatado um erro de grafia ou de conteúdo durante a redação da ata, mas antes de sua assinatura, deve-se utilizar a expressão "em tempo" ao final do texto, seguida da correção necessária, para validar a alteração sem rasuras no corpo do documento.
(__) A ata de reunião deve ser redigida, preferencialmente, com parágrafos numerados e sem espaços em branco, evitando-se o uso de abreviaturas ou siglas que não sejam explicitadas, para impedir inserções posteriores fraudulentas.
(__) É permitido o uso de corretivo líquido ou rasuras manuais no livro de atas oficial, desde que o presidente da sessão rubrique ao lado da correção para atestar sua ciência e concordância com a modificação.
(__) A aprovação da ata deve ocorrer obrigatoriamente na mesma sessão que ela registra, sendo vedada a leitura e aprovação na sessão subsequente, sob pena de nulidade absoluta de todas as deliberações tomadas.
A sequência correta é:
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Julgue o próximo item, relativo a rotinas administrativas.
A técnica de priorização consiste em realizar primeiro as tarefas que são urgentes e importantes, deixando as rotinas de baixa relevância para o final do expediente.
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Complete as lacunas e assinale a alternativa com a sequência CORRETA.
Um cidadão procura a recepção de um órgão público visivelmente irritado com a demora na resolução de um processo. O(A) estagiário(a) de secretariado deve, primeiramente, ___________ o cidadão, demonstrar ___________ pela sua situação e, em seguida, buscar ___________ para o problema.
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Relacione a 1ª coluna de acordo com a 2ª e assinale a alternativa que apresenta as corretas correlações.
| Coluna 1 (Ferramentas) | Coluna 2 (Características) |
| (1) Agenda eletrônica | (A) Ideal para visualização rápida de compromissos semanais ou mensais em formato de tabela. |
| (2) Agenda física | (B) Permite o envio de lembretes automáticos e o compartilhamento de compromissos. |
| (3) Calendário de parede | (C) Requer anotações manuais e pode ser menos prática para alterações frequentes. |
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Complete as lacunas e assinale a alternativa com a sequência CORRETA.
No atendimento ao público em um órgão público, a ___________ e a ___________ são essenciais para construir um relacionamento positivo com o cidadão. Mesmo diante de reclamações, o(a) estagiário(a) deve manter a ___________ e buscar soluções eficazes.
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No planejamento de um seminário institucional, qual etapa é crucial para garantir o sucesso do evento em relação ao protocolo? Assinale a alternativa CORRETA.
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Relacione a 1ª coluna de acordo com a 2ª e assinale a alternativa que apresenta as corretas correlações.
| Coluna 1 (Atividades) | Coluna 2 (Técnicas Secretariais) |
| (1) Agendamento de compromissos de um superior | (A) Gestão de arquivos correntes e permanentes |
| (2) Organização de documentos importantes da instituição | (B) Elaboração de atas e pautas |
| (3) Preparação da pauta e registro dos assuntos de uma reunião | (C) Gerenciamento de tempo e prioridades |
| (4) Recepção e direcionamento de correspondências | (D) Protocolo de documentos |
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A atuação do recepcionista é essencial para garantir a organização e a eficiência no atendimento a clientes em ambientes institucionais. Assinale V, para verdadeiro ou F, para falso, para as afirmativas relacionadas à atuação do recepcionista no atendimento a clientes:
( ) O recepcionista deve identificar a necessidade do cliente, orientá-lo quanto à emissão da senha e encaminhá-lo à sala específica quando for chamado.
( ) Na ausência de senhas, o cliente pode ser encaminhado diretamente ao setor comercial, sem necessidade de confirmação prévia sobre a possibilidade de atendimento.
( ) No atendimento telefônico, o recepcionista deve identificar a demanda, informar o setor responsável sobre o assunto e verificar previamente a possibilidade de atendimento.
( ) Sempre que possível, o recepcionista deve alertar o consumidor sobre a necessidade de apresentar documento com foto, e que atendimentos ligados à unidade consumidora são exclusivos ao titular ou procurador.
( ) O cliente pode ser atendido por qualquer setor, mesmo que não tenha passado pela recepção.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta.
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A atuação na recepção exige atenção constante às rotinas administrativas e operacionais que garantem a eficiência no atendimento ao público, tanto presencial quanto por telefone. Um dos procedimentos fundamentais no início do expediente é assegurar que o sistema telefônico esteja configurado corretamente para o funcionamento normal das chamadas recebidas pela instituição. Considerando as boas práticas descritas nas instruções operacionais para uso da central telefônica, assinale a alternativa que indica a ação correta que deve ser realizada pela recepcionista logo no início do expediente.
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