3539020 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: Avança SP
Orgão: Pref. Morungaba-SP

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Secretário Escolar
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Em uma instituição pública, ao elaborar um memorando para comunicar alterações no horário de expediente a todos os setores, o responsável deve observar que:

A

a estrutura do memorando permite uma mensagem longa e detalhada sobre as alterações, incluindo justificativas completas para cada mudança.

B

o memorando deve incluir a assinatura de todas as chefias de departamento para que seja válido e reconhecido como comunicação oficial.

C

o formato do memorando exige linguagem formal e detalhada, sendo ideal para documentos destinados à consulta jurídica e arquivamento permanente.

D

o memorando deve conter data e local, identificar os interlocutores e apresentar uma mensagem breve e objetiva, seguido de uma despedida cordial.

E

o memorando é apropriado para comunicações externas, dirigidas principalmente a autoridades de outros órgãos e entidades parceiras, para informar mudanças institucionais.

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3539019 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: Avança SP
Orgão: Pref. Morungaba-SP

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Secretário Escolar
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Sobre os procedimentos de transferência de chamadas em PABX, assinale a alternativa que descreve corretamente uma característica específica da transferência assistida.

A

A transferência assistida permite que a chamada seja imediatamente encaminhada ao ramal de destino, sem consulta prévia, para evitar atrasos no atendimento.

B

Na transferência assistida, o colaborador pode consultar o ramal de destino antes de completar a transferência, possibilitando verificar a disponibilidade do destinatário.

C

Em uma transferência assistida, a chamada só é concluída após o colaborador confirmar a identidade do destinatário no ramal de destino.

D

O processo de transferência assistida exige que o ramal de destino esteja pré-configurado para receber chamadas internas automaticamente.

E

Durante a transferência assistida, a chamada é transferida somente se o destinatário indicar expressamente que deseja atender a ligação, de modo a preservar a segurança da chamada.

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3539016 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: Avança SP
Orgão: Pref. Morungaba-SP

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Secretário Escolar
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Em relação ao uso do fax para o envio de documentos em uma unidade escolar, considere as orientações e procedimentos adequados. Qual das alternativas descreve corretamente o passo a ser seguido após o discar do número do fax do destinatário?

A

Reordenar os documentos antes de iniciar a transmissão para assegurar que serão recebidos na sequência desejada.

B

Ligar para o destinatário para confirmar o recebimento imediato dos documentos.

C

Iniciar a transmissão clicando no botão “Fax” ou “Enviar Fax”, permitindo que o aparelho faça o envio conforme a ordem já estabelecida.

D

Esperar a resposta do aparelho de fax do destinatário antes de colocar os documentos na bandeja de entrada.

E

Repetir a discagem do número para verificar a qualidade da linha antes de iniciar a transmissão.

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3539003 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: Avança SP
Orgão: Pref. Morungaba-SP

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Secretário Escolar
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No contexto da redação de atas, é necessário adotar uma linguagem clara e objetiva para garantir o registro fiel das discussões e decisões institucionais. Com relação às características e classificações de uma ata, assinale a alternativa correta.

A

A utilização dos termos "digo" e "em tempo" em uma ata é facultativa e destinada a corrigir erros, sendo que ambos podem ser aplicados a qualquer ponto do texto.

B

A ata informal diferencia-se da ata formal unicamente pela ausência de assinatura, visto que ambas seguem a mesma estrutura de linguagem e organização textual.

C

Para cumprir sua função de evitar atitudes de má-fé, a ata deve necessariamente ser aprovada por unanimidade entre os participantes da reunião, independentemente do caráter da reunião.

D

A principal distinção entre a ata de reunião formal e a ata de reunião informal está no grau de formalidade e na importância atribuída à reunião, o que influencia a construção de sua estrutura.

E

A função expositiva da ata permite a inclusão de opiniões pessoais dos participantes, desde que relacionadas ao tema da reunião, tornando-a um documento de registro mais completo.

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3523656 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: INAZ do Pará
Orgão: Pref. Bocaina Sul-SC

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Recepcionista
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A gestão de agenda e o uso eficaz de e-mails corporativos são componentes essenciais para manter a organização e a produtividade no ambiente de trabalho. O uso adequado dessas ferramentas pode otimizar a comunicação interna e externa, além de melhorar o gerenciamento de tarefas e compromissos.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas no uso de ferramentas de gestão de agenda e e-mails corporativos.

A

Ferramentas de gestão de agenda permitem a integração de compromissos com o calendário do celular e o compartilhamento de agendas com colegas de trabalho, otimizando a organização.

B

A gestão de agenda deve ser feita de forma manual e centralizada, sem o uso de ferramentas digitais, para garantir maior controle sobre os compromissos e reuniões.

C

O uso de e-mails corporativos deve ser restrito a comunicações internas e não deve incluir clientes ou fornecedores externos, garantindo a segurança das informações.

D

O uso de filtros e pastas no e-mail corporativo não é recomendado, pois esses recursos dificultam o acesso rápido às mensagens importantes.

E

O envio de e-mails corporativos deve sempre ser informal, já que a comunicação deve ser descontraída para promover um ambiente mais amigável.

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3523648 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: INAZ do Pará
Orgão: Pref. Bocaina Sul-SC

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Recepcionista
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Comportamento, Postura

A gestão de agendas e a recepção de visitantes são funções fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer ambiente corporativo. A eficácia no controle de compromissos e a hospitalidade na recepção podem refletir diretamente na imagem da empresa.

Assinale a alternativa CORRETA sobre boas práticas no controle de agendas e recepção de visitantes.

A

É importante garantir que a agenda seja atualizada em tempo real e que haja flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos, como mudanças de horário ou compromissos adicionais.

B

O controle de agendas deve ser realizado apenas por uma pessoa, evitando que outros membros da equipe intervenham para garantir a organização e a confidencialidade dos compromissos.

C

A recepção de visitantes deve ser sempre impessoal, limitando-se a registrar suas informações e direcioná-los, sem fazer qualquer tipo de interação além do necessário.

D

A recepção de visitantes deve ser feita apenas com a comunicação básica de que o visitante está aguardando, sem necessidade de acompanhamento ou oferecimento de conforto.

E

A gestão de agendas deve ser centralizada em um sistema físico de anotações, para que todos os compromissos sejam registrados de forma manual e acessível.

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3522100 Ano: 2025
Disciplina: Secretariado
Banca: INAZ do Pará
Orgão: Pref. Bocaina Sul-SC

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Telefonista
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A organização de registros e a gestão de agendas de contatos são atividades fundamentais para a eficiência do atendimento e para o controle das interações com clientes, parceiros ou colegas de trabalho. A forma como esses registros são mantidos influencia diretamente a produtividade e a qualidade do atendimento.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas para organização de registros e gestão de agendas de contatos.

A

A organização de registros deve ser feita de forma flexível, utilizando um sistema digital ou manual conforme a conveniência do momento, sem a necessidade de um padrão de organização fixo.

B

A agenda de contatos deve ser mantida em um único documento compartilhado, sem a necessidade de categorização dos contatos, para garantir fácil acesso a todas as informações.

C

O uso de ferramentas de gestão de contatos e registros deve ser automatizado, sem a necessidade de intervenções manuais, para evitar erros de digitação e garantir que os dados sejam organizados de maneira eficiente.

D

A organização de registros deve incluir, além dos dados de contato, notas sobre interações anteriores e a categoria do contato, para facilitar o acesso a informações relevantes em futuros atendimentos.

E

A gestão de contatos deve ser centralizada em uma única lista de contatos, sem a necessidade de manter registros separados por categorias ou departamentos, para facilitar a consulta em um único lugar.