Quanto aos fechos para comunicações oficiais deve ser utilizada, para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República, a palavra “Atenciosamente”; para autoridades de mesma hierarquia do remetente, de hierarquia inferior ou demais casos, usa-se a palavra “Respeitosamente.”

As comunicações administrativas devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas regras de forma. Isso é válido tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico (por exemplo, o e-mail, o documento gerado no SEI!, o documento em html e etc.), quanto para os eventuais documentos impressos.

O tratamento utilizado em documentos oficiais para o Presidente da República é: a Sua Excelência o Senhor (endereçamento), Excelentíssimo Senhor Presidente da República (vocativo), Vossa Excelência (tratamento no corpo do texto) e não se usa abreviatura. Para Ministro de Estado usa-se: A Sua Excelência o Senhor (endereçamento), Excelentíssimo Senhor Ministro (vocativo), Vossa Excelência (tratamento no corpo do texto) e V. Exa. (como abreviatura).

A impessoalidade nas redações oficiais decorre de princípio constitucional da impessoalidade, e seu significado remete a dois aspectos: o primeiro é que a obrigatoriedade não seja formada por pessoas; o segundo, a abstração do estado como um ente palpável.

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público orienta a redação de ofícios.