A teoria das três idades é aquela que classifica os arquivos como correntes, intermediários e permanentes. O que caracteriza cada um deles é a frequência de uso e a identificação de seus valores, se primários ou secundários.

Sobre o conteúdo dessa teoria, avalie o que se afirma a seguir.

I - O arquivo corrente corresponde aos documentos que são de uso constante do órgão ou entidade que o produziu, tendo valor primário administrativo, legal ou fiscal.
II - O arquivo intermediário origina-se do arquivo corrente e está em processo de definição quanto a sua destinação final, sendo pouco utilizado pelo órgão ou entidade que o produziu.
III - Os arquivos permanentes, como o próprio nome já diz, são arquivos que permanecem na instituição, mesmo não sendo mais usados como fontes, não tendo valor nem primário e nem secundário.

Está correto apenas o que se afirma em

Ao buscar um documento importante na base de dados da Câmara Municipal de Viçosa, o agente legislativo deparou-se com a informação de que havia sido realizado um aditamento ao arquivo.

É correto afirmar que isso significa que

Sobre os arquivos correntes, assinalar a alternativa CORRETA.

O arquivo é um setor responsável pela gestão documental da empresa, garantindo a preservação e a acessibilidade dos documentos. Sobre as principais funções do arquivo, analisar os itens.

I. Conserva documentos para fins funcionais.
II. Classifica os documentos de forma padronizada.
III. Acumula documentos organicamente.

Está CORRETO o que se afirma:

A Arquivologia é o campo do conhecimento responsável pelos princípios e técnicas aplicadas à produção, organização, conservação e uso dos arquivos. Um dos conceitos fundamentais dessa área é a teoria das três idades dos documentos, que orienta o ciclo de vida documental. Considerando esse conceito, assinale a alternativa correta.

No contexto da administração de documentos, o arquivamento é uma atividade essencial para a organização, preservação e recuperação de informações. Sobre os métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais vi sando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que: 

• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;
• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e
• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes. 

Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.

A tramitação eficiente de documentos é essencial para garantir agilidade e rastreabilidade dos processos administrativos no setor público. A correta execução das atividades de recepção e despacho de documentos permite que as informações fluam adequadamente entre os setores, respeitando a hierarquia, a legalidade e os prazos institucionais. No âmbito da administração pública, o conhecimento das práticas padronizadas de protocolo é indispensável para assegurar integridade e autenticidade da documentação oficial. Tendo em vista as noções teóricas sobre recepção e despacho de documentos, assinale a afirmativa correta.

Em determinado município, um agente administrativo, lotado no setor de protocolo e comunicação interna, tem entre suas atribuições diárias: redigir expedientes administrativos (como memorandos, ofícios, cartas e requerimentos), revisar documentos (como ordens de serviço, instruções e exposições de motivos), além de elaborar comunicações externas dirigidas a fornecedores, cidadãos e autoridades. Certo dia, ele recebeu as seguintes demandas: 

• Elaborar memorando da Secretaria de Obras à Secretaria de Meio Ambiente, solicitando informações técnicas sobre o impacto ambiental de uma nova estrada vicinal; • Elaborar ofício ao Ministério da Saúde, solicitando o envio de insumos médicos para atendimento emergencial em comunidades rurais;
• Elaborar carta comercial de agradecimento a uma empresa privada que realizou doação de equipamentos escolares ao município; e
• Revisar uma ordem de serviço que apresenta linguagem informal e ausência de clareza nos objetivos. 

Com base na situação hipotética e nos princípios que regem a redação oficial e comercial, analise as afirmativas a seguir. 

I. O memorando deve ser redigido com linguagem impessoal, objetiva, concisa e direta, respeitando a hierarquia administrativa entre os órgãos emissores e destinatários.
II. O ofício deve conter identificação do signatário, vocativo adequado à autoridade destinatária e linguagem formal, clara e objetiva.
III. A carta comercial pode utilizar linguagem coloquial e expressar sentimentos pessoais do remetente, por ser um documento informal, mesmo se tratando de comunicação institucional.
IV. Ao revisar uma ordem de serviço, torna-se necessário dar prioridade à clareza, padronização e precisão das instruções, bem como a conformidade com os princípios da linguagem oficial.

Está correto o que se afirma apenas em

Determinado agente administrativo, lotado na seção de protocolo e expedição de dado município, é responsável por organizar, registrar, encaminhar e controlar a expedição de documentos administrativos (como ofícios, cartas, notificações e convites) enviados a órgãos públicos, empresas e cidadãos. Durante uma auditoria interna analisou-se os procedimentos adotados por esse servidor quanto às rotinas de expedição. Foram identificadas as diferentes práticas listadas a seguir; analise-as. 

I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.

II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.

III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.

IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em