De acordo com Duranti (1994), diante da mudança de atitude em relação ao direito dos cidadãos à informação e da possibilidade de manipulação dos documentos eletrônicos, é imprescindível que o arquivista repense o papel social de suas instituições. Considerando a Diplomática no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Duranti (1994) elucida que os registros documentais atestam ações e transações e que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.
( ) A imparcialidade é um grande princípio da arquivologia e diz respeito, segundo descreve Duranti (1994), à veracidade natural dos documentos, devendo, primeiramente, estar livre de qualquer questionamento.
( ) A autenticidade é uma característica dos registros documentais, pois cada um deles é acumulado em virtude do transcurso de atividades organizacionais.
( ) Duranti (1994) descreve que a imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade são características que contribuem para tornar a análise dos registros documentais um método básico para o alcance da compreensão do passado imediato ou histórico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

No que se refere à gestão de documentos, sob a perspectiva da arquivologia, analise as assertivas abaixo:

I. Segundo Jardim (2015), a gestão de documentos e a arquivologia para Couture e Rousseau, que defendem a existência de uma arquivologia integrada, são disciplinas distintas e exercidas por profissionais com perfis diferentes.
II. A ISO 15899 é uma das maiores referências para o desenvolvimento da gestão de documentos nas organizações.
III. A gestão de documentos, conforme aponta Jardim (2015), repercutiu na construção ou redefinição de modelos distintos na administração dos processos arquivísticos, desde o momento da produção até a destinação final dos documentos.

Quais estão INCORRETAS?

Um princípio científico, tal como observa Melo (2021), é um postulado que foi aceito de forma consensual por uma determinada comunidade científica e que estrutura a fundação de uma ciência. Um princípio arquivístico não deixa de ser diferente, tendo seus próprios métodos e técnicas que o configuram. Considerando essa perspectiva, analise as assertivas abaixo:

I. Há um discurso comum de que o princípio da proveniência tem sua origem a partir de uma Circular elaborada por Natalis de Wailly, no dia 24 de abril de 1841, intitulada Instruction pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et communales.
II. Conforme aponta Melo (2021), no contexto dos Records and Archives, o princípio da proveniência visa à aplicação da organicidade e dos records groups em documentos administrativos na gestão dos records centers.
III. Segundo Melo (2021), o princípio da proveniência, em suas origens, possuía um caráter custodial e com o passar do tempo os documentos de arquivo passaram a se relacionar com as razões que motivaram sua criação.

Quais estão corretas?

Vários referenciais acadêmicos nortearam as reflexões sobre teorias e princípios arquivísticos ao longo do tempo, como Hilary Jenkinson, Antonia Heredia Herrera, Paola Carucci, Luciana Duranti e Terry Eastwood. Relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando cada referencial descrito abaixo às suas respectivas contribuições para o cenário arquivístico.

Coluna 1

1. Hilary Jenkinson.
2. Antonia Heredia Herrera.
3. Paola Carucci.
4. Luciana Duranti.
5. Terry Eastwood.

Coluna 2

( ) Referência espanhola que publicou o manual Archivística General: Teoria y Práctica.
( ) Importante referencial que teve uma grande influência teórica na Inglaterra e nos Estados Unidos e publicou o livro A Manual of Archive Administration.
( ) Contribuiu para a formação e institucionalização da Arquivologia canadense, tendo como uma de suas publicações The Archival Fonds: From Theory to Practice.
( ) Natural de Roma, na Itália, é uma referência da teoria diplomática e que publicou o livro Il documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione.
( ) Lançou o Projeto InterPARES e é uma grande referência em diplomática e paleografia.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Um órgão público está implementando um novo sistema de gestão documental para melhorar a organização dos arquivos e reduzir custos operacionais. Durante a análise, o gestor do projeto identificou as seguintes situações:

1. A grande quantidade de documentos gerados diariamente nos setores administrativos.
2. A dificuldade em acessar informações de arquivos que estão sendo constantemente consultados.
3. A necessidade de eliminar ou arquivar permanentemente documentos acumulados que já não possuem utilidade administrativa, legal ou fiscal.

O gestor deseja classificar essas situações com base nas fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Com base nas fases da gestão de documentos, qual alternativa associa corretamente cada situação à sua respectiva fase?

Um assistente organizacional do Conselho Regional recebeu um importante documento para o setor de Recursos Humanos. Verificada a integridade física do documento, são identificadas informações sobre sua natureza e tipologia, visando facilitar futuras consultas e sua localização. Essa etapa de identificação correta dos documentos recebidos também é conhecida como:

Um ente público apresentava as seguintes questões referentes a seus arquivos públicos: grande volume de documentos acumulados, dificultando o acesso rápido à informação; documentos históricos em papel que apresentam degradação, colocando em risco a preservação de seu conteúdo; falta de espaço físico para armazenamento adequado dos documentos correntes; e ausência de ferramentas automatizadas para a gestão documental. Considerando a gestão de documentos, analise as estratégias elaboradas pela equipe responsável para resolver as questões.

I. Implementar um programa de avaliação documental para eliminar documentos sem valor administrativo, legal ou histórico.
II. Realizar a microfilmagem de todos os documentos históricos como única solução adequada para preservar seu conteúdo e economizar espaço físico.
III. Adquirir um sistema informatizado para automatizar a gestão documental, incluindo indexação e busca por palavras-chave.
IV. Investir em técnicas de restauração para recuperar documentos históricos danificados e evitar sua perda.

Está correto o que se afirma apenas em

Conforme a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, Art. 1º [...], §1º, “Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes”.

(BRASIL. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.)

Nesse sentido, no contexto da Administração Pública, o registro e a expedição de correspondências oficiais são etapas fundamentais para a gestão documental e a comunicação institucional. Em relação a esses processos, pode-se afirmar que:

Muitas mudanças dentro de uma organização podem afetar a sobrevivência continuada dos documentos digitais. A possibilidade dos documentos serem destruídos em um instante é bem maior do que no caso dos documentos tradicionais.

(Diretrizes do preservador – A preservação de documentos arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações.)

A respeito da preservação digital, assinale a afirmativa correta.

O AtoM é um sistema que atende às necessidades dos arquivistas e das instituições que o utilizam, pois foi projetado para auxiliar na difusão e descrição de documentos arquivísticos. A respeito do AtoM, assinale a afirmativa INCORRETA.