Os tipos de arquivo utilizados na gestão documental variam conforme a natureza, a finalidade e o ciclo de vida das informações. Identificar corretamente os tipos de arquivo que permitem uma organização eficiente e a preservação adequada dos documentos. Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta.

O processo de coleta, protocolo e distribuição de correspondências, documentos e encomendas requer organização e atenção para garantir a rastreabilidade e a entrega correta. Um aspecto técnico essencial é o registro detalhado das movimentações de itens no sistema de controle. Dado o contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. O manual de registro em planilhas é suficiente para garantir a rastreabilidade das correspondências, desde que seja feito de forma periódica e acompanhado de protocolos de verificação por amostragem.

II. A conferência dos dados de remetente e destinatário durante a coleta contribui para evitar erros de distribuição e devoluções indevidas.

III. A utilização de sistemas informatizados para registro e acompanhamento substitui completamente a necessidade de controle físico, uma vez que garante a integridade dos dados armazenados.

Está correto o que se afirma em:

Na gestão documental, é importante conhecer os elementos característicos de cada documento. O suporte é um desses elementos e se refere

Assinale a alternativa correta no que se refere a uma das atividades do serviço de protocolo.

Quanto à Teoria das Três Idades, que dividiu os documentos em três fases, é correto afirmar que a fase

Com relação ao método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa que indica a regra correta de alfabetação para arquivar documentos que consideram os nomes de pessoas físicas.

Entende-se por ciclo vital dos documentos, as sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, desde a

O gestor financeiro de um órgão de controle municipal enfrenta o desafio de garantir a eficiência no uso de recursos públicos e o cumprimento das normas legais, enquanto busca otimizar o impacto social de suas decisões financeiras. São consideradas funções do gestor financeiro, EXCETO:

A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organizar os documentos entre correntes, intermediários e permanentes. Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas neles. Acerca desse tema, as afirmativas a seguir estão corretas, EXCETO:

A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. Ela é uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questão, como matricial. Ela precede todas as outras atividades. Entretanto, há um espaço muito grande entre o reconhecimento de sua importância e o aprofundamento teórico sobre o tema.

(SOUSA, R. T. B. Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação. Organização e representação do conhecimento na perspectiva da Ciência da Informação. Brasília, v.2, p. 240-269, 2003.)

O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos (ordenação) quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos) e mostrar a relação orgânica existente entre eles.

(ARQUIVO NACIONAL – Brasil. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.)

Tendo em vista as citações acerca da função de classificação de documentos e, ainda, considerando sua importância no processo de gestão de documentos, que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, são princípios que fundamentam tal função: