O processo de digitalização é composto de algumas fases, dentre elas, destaca-se a fase de indexação. Assinale a afirmativa que se refere à indexação.

Para evitar a degradação dos documentos no arquivo, deve-se ter noções básicas de como conservá-los. Algumas medidas de prevenção devem ser realizadas desde a produção do documento, a fim de se evitar danos ao longo do seu uso. Certas recomendações são importantes, dentre elas o acondicionamento adequadamente dos documentos. Quanto a talrecomendação, assinale a alternativa INCORRETA.

Sobre o ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. São constituídos de documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes.

II. Composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico.

III. Formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

As afirmativas I, II e III estão se referindo, respectivamente, aos documentos denominados:

Arquivos se classificam quanto à sua natureza, sendo que a classe de arquivos especiais tem sob sua guarda documentos de tipos diversos e, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc. São considerados exemplos de arquivos especiais:

Realizar a gestão eficiente de documentos físicos é um dos grandes desafios das empresas e instituições, sejam elas pequenas ou não, tendo em vista que muitas vezes o fluxo de informações é grande e faz-se necessário utilizar métodos (técnicas) de arquivamento de documentos para lidar com o enorme volume gerado. O método de organização e arquivamento de documentos físicos que utiliza cores para categorizar e identificar pastas, arquivos e outros documentos denomina-se:

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:

“O e a são ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos.”

O processo de gestão de documentos passa as suas três fases básicas. São elas:

Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta ao arquivo, que pode ser direta ou indireta. Neste caso, a consulta indireta é aquela que:

Assinale a alternativa correta:

O conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor secundário, ou seja, probatório, informativo, histórico, cultural ou de pesquisa, para consulta pela entidade que os produziu ou por terceiros é denominado de:

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna:

“A (o) é um instrumento fundamental na vida de todo profissional. Para o/a secretário/a, ela é um misto de memória auxiliar e instrumento para planejar, organizar e controlar os próprios compromissos e os da chefia.”