Os arquivos de segunda idade, apesar de perderem todo valor de natureza administrativa, conservam-se em razão de seu valor histórico ou documental, sendo que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução.

Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa – valor primário –, pois são gerados em decorrência dos atos ou funções administrativos de um organismo. Desse modo, em termos gerais, é possível constatar que os documentos não nascem com um valor histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período.

O que define, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivístico está alocado é, por um lado, o tamanho do conjunto de documentos da entidade produtora ou acumuladora e, por outro, a identificação dos valores administrativo e histórico presentes nos documentos.

Assim como as idades corrente e intermediária, os arquivos de terceira idade são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o arranjo – isto é, a classificação desses arquivos –, a conservação e a descrição dos documentos