É recomendado que qualquer acervo recebido pela instituição, seja uma aquisição recente, seja uma peça em trânsito, receba um número de pré-registro e uma descrição preliminar.

O número atribuído a cada objeto tem por única função relacionar a peça de acervo à sua documentação, não sendo necessário ao sistema de segurança de acervo.

Os registros de acervo são considerados elementos fundamentais para a segurança das coleções, por isso não é recomendada a elaboração de cópias nem a guarda desses registros em ambiente externo ao museu.

A documentação de acervo deve permitir a identificação e a descrição completa de cada item, dos elementos a ele associados, de sua procedência, de seu estado de conservação, dos tratamentos a que já foi submetido e de sua localização.

Caso um objeto seja emprestado a um museu, não haverá necessidade de verificar sua procedência. Esse tipo de precaução é, no entanto, necessária em caso de doação, compra ou permuta, para assegurar a origem lícita do objeto.

Se necessário, o gestor do museu pode exigir que os profissionais ajam de forma contrária ao recomendado pelo Código de Ética do ICOM, pela legislação nacional em vigor, ou por qualquer outro código de ética especializado.

A definição de que museu deve ser uma instituição sem fins lucrativos reforça a ideia de que qualquer receita adicional gerada pelo museu pode ser utilizada tanto para o apoio da instituição, como para distribuição a associados individuais.

O papel fundamental da gestão do museu é apoiar a organização, independentemente do seu tamanho ou complexidade, alcançando resultados consistentes para que a missão institucional possa ser articulada e cumprida.

Ao contratar uma empresa para transportar uma peça de acervo, não é obrigatória a solicitação de apresentação de documentos que comprovem o bom estado de conservação e manutenção do veículo, bem como os bons antecedentes da equipe de transporte.

As coleções podem ser danificadas se mantidas em condições ambientais inadequadas. O uso de um sistema de monitoramento eficaz permite a uma equipe conhecer as condições ambientais e identificar aquelas que são danosas.