Iniciar definindo, com clareza, os objetivos do relatório. Para tanto, é preciso identificar o público a que se destina, preocupar-se com sua utilização e forma de apresentação.

Selecionar as informações relevantes que comporão o relatório. A missão da empresa e seus objetivos sociais e estratégicos são fontes importantes para essa seleção.

Escolher indicadores de desempenho da empresa. Para definir esses indicadores, recomenda-se utilizar alguns critérios básicos, tais como: importância, simplicidade, abrangência, acessibilidade, comparabilidade, estabilidade, baixo custo.

Optar por uma linguagem mais adequada. Não é recomendável utilizar termos técnicos, só entendidos por profissionais da área. O conteúdo é importante, mas a forma também contribui para o melhor entendimento do relatório. Na apresentação dos dados, por exemplo, preferencialmente incluindo gráficos, é primordial se ter um grosso volume, somente com dados analíticos, para uma melhor visão global do desempenho da empresa.

Identificar previamente as pessoas responsáveis pelo levantamento de informações, consolidação e análise dos dados. Deve-se, também, estabelecer quem os fornecerá e qual a periodicidade, formato e como eles deverão estar disponíveis para elaboração do documento.