Leia o trecho do livro As novas competências do Profissional de Secretariado, das autoras Neiva e D’Elia.

O secretário moderno faz a conexão em um processo globalizado. Atua como elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores; gerencia informações; administra processos de trabalho; prepara e organiza o ambiente para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

(NEIVA, E. G. & D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. 2.ed. São Paulo: IOB, 2009. p.112.)

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, o perfil atual do secretário executivo a que o trecho se refere.

O secretário executivo, em alguns momentos, precisa acompanhar o seu executivo em jantares de negócios, nos quais são firmados convênios e projetos importantes. Desse modo, dominar as regras de etiqueta se faz essencial. São inúmeros pratos, taças e talheres e tipos de serviços, que requerem uma perfeita Mise en place. Nesse contexto, analise a figura a seguir.

Assinale a alternativa que representa, corretamente, o tipo de serviço retratado na figura.

A tecnologia trouxe novos utilitários ao cotidiano dos secretários executivos, a exemplo da Internet, dos gadgets, das agendas eletrônicas, que conferiram mais agilidade ao fazer secretarial e aos processos empresariais. O correio eletrônico seguramente é uma das ferramentas mais utilizadas por esses profissionais. Ainda que pareça um meio informal de escrita, alheia a padrões, há muitas regras que devem ser

observadas para não causar ruídos na comunicação, nem constrangimentos para a organização. Com base nessa premissa, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.

( ) Quando receber uma ligação de um cliente hostil e indelicado, o melhor a se fazer é passar a chamada para outro atendente e evitar conflitos.

( ) Por se tratar de uma comunicação não oficial, a linguagem pode ser mais simples, permitindo, inclusive, abreviações como “qto”; “vc”; “blz”.

( ) Criar um e-mail profissional é recomendável, evitando-se endereços eletrônicos com duplo sentido, a exemplo de: “htinha@hotmail.com”.

( ) Cuidados com a escrita, em língua materna e estrangeira, devem prevalecer.

( ) Cortesia, atenção, clareza na escrita e informações precisas não podem faltar na redação do e-mail. Além disso, devem-se eliminar os vícios de linguagem.

Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.

Em um evento técnico-científico realizado em uma universidade pública, as autoridades terão de ser dispostas à mesa pelo critério hierárquico de precedência. Associe as autoridades da coluna da esquerda com seus respectivos lugares à mesa.

Autoridades já na Ordem de Precedência I) Reitor II) Pró-Reitor de Graduação III) Chefe de Departamento IV) Coordenador do Colegiado V) Coordenador de Estágio VI) Estudante representando o Centro Acadêmico

Leia o texto a seguir.

Tenha uma pasta tipo sanfonada dividida de 1 a 31, ou de 1 a 12 de forma que lhe permita agendar assuntos pelos dias do mês, ou pelos meses do ano, de acordo com as datas de vencimento dos documentos (contas ou eventos).

Faça um lembrete para si mesmo na sua agenda de papel ou eletrônica. Coloque depois o papel ou documento (se existir) relativo ao lembrete, na mesma data, no sistema de acompanhamento na pasta sanfonada.

É muito importante que você crie o hábito de anotar absolutamente tudo que seja importante e exija um acompanhamento, para garantir que a tarefa seja cumprida a contento e dentro do prazo. Isto tem impacto direto sobre sua produtividade e, sobretudo, sua tranquilidade. Anotando em sua agenda prontamente e rotineiramente, sua mente fica livre e você menos estressado.

(Disponível em: <http://secretariadoetec.blogspot.com.br/2010/08/organizacao-de-compromissossistema.html>. Acesso em: 18 fev. 2018.)

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, a ferramenta descrita no texto.

O secretário executivo lida com a comunicação, recebe clientes e visitantes nacionais e internacionais. Logo, precisa ter diplomacia e dominar as regras de etiqueta social e empresarial. Com base nesse indicativo, considere as afirmativas a seguir.

I. Ter uma postura elegante não se restringe a vestir-se de forma adequada e andar corretamente, mas também a ter um bom vocabulário e atender com simpatia.

II. Para as mulheres que usam saias e vestidos no ambiente de trabalho, o comprimento ideal é sobre os joelhos ou quatro dedos acima deles.

III. Quando receber um visitante estrangeiro, é recomendável estudar, antes, aspectos culturais do seu país de origem e palavras que possam gerar problemas na comunicação intercultural.

IV. Fazer da mesa de trabalho um espaço para pequenas refeições é permitido aos secretários que sacrificam o seu horário de almoço por conta do volume de trabalho.

Assinale a alternativa correta.

A carreira de secretariado executivo vem passando por constante aprimoramento, especialmente após o advento da Lei nº 7.377/85, que regulamentou a profissão. O universo corporativo, por sua vez, também exige desses agentes habilidades cada vez mais complexas. Nesse sentido, os secretários têm buscado apoio em ferramentas oriundas da área da Administração que, historicamente, foram empregadas na gestão de empresas, na elaboração de diagnósticos, nas apresentações institucionais e na criação de planos de negócios, mas que agora vêm sendo aplicadas no desenvolvimento profissional e pessoal desses atores. Ana Paula Marinho, em seu livro Framework do plano de carreira do profissional secretário (2014, p. 32), aponta dez ferramentas que podem ser trabalhadas com essa finalidade: Análise Swot; Business Model Canvas; Business Model You; Design Thinking; Mind Manager; MS Project; Prezi; Project Manager Canvas; Roda da Vida; WBS Chart Pro. Com base nos conhecimentos sobre o tema, relacione a coluna da esquerda com a da direita.

(I) Análise SWOT

(II) Business Model Canvas

(III) Design Thinking

(IV) Business Model You

A ata é um documento formal por meio do qual são registrados os assuntos e as decisões de uma reunião. É constituída por cinco partes essenciais: abertura; legalidade; expediente; ordem do dia; encerramento. Em relação ao que trata a legalidade, assinale a alternativa correta.

Uma reunião bem-sucedida depende muito de um documento que é encaminhado aos partícipes, com certa antecedência, em que se apresenta a ordem do dia, ou seja, os assuntos que serão discutidos, e que serve de base para quem irá conduzi-la. É importante constarem o horário de início e a sua previsão de término. Assinale a alternativa que apresenta a correta denominação para esse documento.

A Proatividade é uma habilidade bastante exigida do profissional de secretariado executivo, especialmente quando atua como agente facilitador dos processos organizacionais. Acerca desse conceito, assinale a alternativa correta.