Na preparação de reuniões, é importante que o profissional de Secretariado encaminhe aos participantes documento ou e-mail informando:

I. O tempo e o local da reunião com a respectiva análise do ambiente, se tem iluminação, ar condicionado, banheiro, guardanapo, comidas.

II. A data e o horário da reunião.

III. Os recursos, materiais necessários e quem confeccionará a ata.

IV. O contexto, o tema e o propósito do tema da reunião.

V. O resultado que se almeja, os participantes e a relevância de cada um.

Sobre as afirmações acima, assinale a alternativa correta.

A etiqueta traz um conjunto harmonioso de normas de boas maneiras, costumes, atitudes e gestos que derivam do comportamento das pessoas em eventos oficiais ou não, devendo igualmente ser seguida pelo profissional de Secretariado. Em um jantar ou almoço de negócios, considere as seguintes afirmações:

I. Ao chegar ao restaurante, deve-se esperar o convidado/cliente no bar ou ocasionalmente na porta.

II. O pedido só poderá começar a ser feito na ocasião em que todos os convidados/clientes se encontrarem à mesa.

III. A postura sobre a cadeira deve ser desidiosa, necessitando ser reta, formal e falar somente quando lhe dirigirem a palavra.

IV. Manter os ombros tesos e os braços próximos ao tronco, por ser garboso inclinar o corpo sobre o prato para comer, uma vez que a tarefa de levar o alimento à boca é executada pelas mãos e braços.

V. Se houver a troca de cartões de visita, este deverá ser entregue na mão do convidado/cliente, não o passando sobre a mesa, para que o leia imediatamente, sem ter que ficar virando o cartão.

Sobre as declarações acima, estão corretas:

A imagem pessoal é fundamental ao profissional de Secretariado, pois ao se falar em aparência é importante frisar que não se tratam só das roupas alinhadas, mas também do comportamento, postura e inteligência emocional. Marque a alternativa correta observando- se as normas de etiqueta.

A organização de viagens é uma atividade que envolve diferentes fases, sendo imperativo que o profissional de Secretariado Executivo tenha eficácia ao planejar um roteiro para o executivo. Nesse sentido, marque a alternativa incorreta sobre as observações a serem realizadas pelo(a) secretário(a).

São muitas as atividades que o profissional de Secretariado Executivo é responsável, destacando-se a organização de eventos, que é uma tarefa meticulosa exigindo elevado alcance de conhecimento e responsabilidade, porquanto qualquer vício poderá comprometer o conceito que a empresa almeja proporcionar. Marque a alternativa incorreta quanto às competências do(a) secretário(a):

A agenda é instrumento de trabalhado indispensável ao profissional de Secretariado, destinada ao registro das atividades e compromissos diários, no que tange o planejamento e organização das suas tarefas e do Executivo. Compete ao Secretário Executivo registrar, na agenda de seu chefe, exceto:

Atualmente, as empresas buscam profissionais de secretariado com aptidões técnicas diferenciadas e que entendam do complexo empresarial, de marketing, finanças, mercado, liderança, gerência. Nesse sentido, o Secretário(a) empreendedor deverá:

I. Ter como características: iniciativa, investir em sua carreira, tolerância, saber trabalhar em equipe, acreditar na empresa e em seu potencial.

II. Ter visão de futuro, sabendo liderar de forma imponderada e fazer mudanças quando necessário.

III. Ter paciência e ousadia, sendo ágil nos processos decisórios.

IV. Ter postura em executar e comandar tarefas complexas ainda que receba críticas, não devendo escutar e continuar dando cumprimento ao que estava realizando.

V. Ter sentidos receptivos e atentos as demandas de mercado, identificando oportunidades ou ainda criando situações que permita a empresa empreender.

Sobre as afirmações acima, assinale a alternativa incorreta.

Em uma empresa, uma das qualidades mais desejáveis ao profissional de Secretariado é sua capacidade de se relacionar bem com executivos, colegas de trabalho, visitantes, clientes. Sobre ter um bom relacionamento interpessoal dentro da organização, assinale a alternativa incorreta.

Identifique a alternativa incorreta quanto aos recursos instrumentais das técnicas secretariais.

Com relação às comunicações administrativas na organização do trabalho, para se evitar ruídos que afetem a transmissão de mensagens emanadas pelo profissional de Secretariado, marque a alternativa incorreta sobre os meios que podem ser adotados para se impedir falhas na comunicação.