O cronograma é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que auxilia o trabalho de diversos profissionais e deve ser utilizado para o trabalho de secretaria executiva. Para ser funcional, deve ser elaborado com detalhamento de atividades e prazos para execução.

A agenda é uma ferramenta indispensável para o profissional de secretariado e deve ser utilizada de forma racional. Essa ferramenta tem a finalidade de organizar os compromissos diários, bem como anotações de informações sigilosas, tais como locais e horários de encontros/eventos de negócios e número dos principais documentos do executivo. Com o advento das novas tecnologias, a agenda de papel definitivamente não é mais utilizada dentro das organizações.

No ambiente de trabalho, o computador, o telefone, a agenda de papel e o armário com suprimentos devem estar posicionados de maneira estratégica, a fim de contribuir para o trabalho e assegurar o sigilo de informações.

O profissional de secretaria executiva do século XXI tem como característica a polivalência, atuando de maneira ativa e participativa, com conhecimentos protocolares, tradução e versão de textos em idioma estrangeiro, coleta de informações estratégicas, redação de textos técnicos, entre outras competências.

O planejamento e a organização de reuniões são essenciais para que todo o planejado aconteça da melhor forma possível. Nesse processo, ao elaborar uma apresentação oral, é preciso distribuir tópicos de forma que eles auxiliem o executivo para a progressão de ideias. Da mesma forma, a utilização de exemplos e itens de comparação é importante para orientação da fala.

O profissional de secretaria executiva do século XXI cuida do assessoramento ao executivo e também de seu branding pessoal/profissional, que envolve alto grau de autoconhecimento, pois se trata de projeção da imagem de si próprio com propósito de criar uma imagem singular, positiva.

É importante ter uma visão adequada a respeito do trânsito de pessoas, ter o cuidado de posicionar adequadamente o computador, o telefone e o armário com suprimentos, a fim de preservação das informações confidenciais e realização das tarefas com eficácia.

O intraempreendedorismo consiste na busca pelo sucesso, assim como o empreendedorismo. Porém, o que os difere é que, o intraempreendedorismo é um comportamento que parte do colaborador e volta-se para sua atuação fora da empresa.

Algumas competências técnicas são esperadas em relação à atuação dos profissionais de secretaria executiva. Essas competências estão inclusive registradas no artigo 4º da Lei n°7.377/1985, atualizada pela Lei nº9.261/1996, e, dentre outras, são: planejamento, organização e direção dos serviços de secretaria, assessoramento direto a executivos, redação de textos profissionais especializados, conhecimentos protocolares.

A construção do branding pessoal envolve a persistência, pois atingir o sucesso leva tempo e qualificação; envolve diferenciação, desenvolver um trabalho singular tornando seu modo de trabalho especial, conhecido; envolve, também, integridade em relação à atuação pautada na moral.