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(__) Caso seja constatado um erro de grafia ou de conteúdo durante a redação da ata, mas antes de sua assinatura, deve-se utilizar a expressão "em tempo" ao final do texto, seguida da correção necessária, para validar a alteração sem rasuras no corpo do documento.
(__) A ata de reunião deve ser redigida, preferencialmente, com parágrafos numerados e sem espaços em branco, evitando-se o uso de abreviaturas ou siglas que não sejam explicitadas, para impedir inserções posteriores fraudulentas.
(__) É permitido o uso de corretivo líquido ou rasuras manuais no livro de atas oficial, desde que o presidente da sessão rubrique ao lado da correção para atestar sua ciência e concordância com a modificação.
(__) A aprovação da ata deve ocorrer obrigatoriamente na mesma sessão que ela registra, sendo vedada a leitura e aprovação na sessão subsequente, sob pena de nulidade absoluta de todas as deliberações tomadas.
A sequência correta é:
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Julgue o próximo item, relativo a rotinas administrativas.
A técnica de priorização consiste em realizar primeiro as tarefas que são urgentes e importantes, deixando as rotinas de baixa relevância para o final do expediente.
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Complete as lacunas e assinale a alternativa com a sequência CORRETA.
Um cidadão procura a recepção de um órgão público visivelmente irritado com a demora na resolução de um processo. O(A) estagiário(a) de secretariado deve, primeiramente, ___________ o cidadão, demonstrar ___________ pela sua situação e, em seguida, buscar ___________ para o problema.
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Relacione a 1ª coluna de acordo com a 2ª e assinale a alternativa que apresenta as corretas correlações.
| Coluna 1 (Ferramentas) | Coluna 2 (Características) |
| (1) Agenda eletrônica | (A) Ideal para visualização rápida de compromissos semanais ou mensais em formato de tabela. |
| (2) Agenda física | (B) Permite o envio de lembretes automáticos e o compartilhamento de compromissos. |
| (3) Calendário de parede | (C) Requer anotações manuais e pode ser menos prática para alterações frequentes. |
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Complete as lacunas e assinale a alternativa com a sequência CORRETA.
No atendimento ao público em um órgão público, a ___________ e a ___________ são essenciais para construir um relacionamento positivo com o cidadão. Mesmo diante de reclamações, o(a) estagiário(a) deve manter a ___________ e buscar soluções eficazes.
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No planejamento de um seminário institucional, qual etapa é crucial para garantir o sucesso do evento em relação ao protocolo? Assinale a alternativa CORRETA.
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Relacione a 1ª coluna de acordo com a 2ª e assinale a alternativa que apresenta as corretas correlações.
| Coluna 1 (Atividades) | Coluna 2 (Técnicas Secretariais) |
| (1) Agendamento de compromissos de um superior | (A) Gestão de arquivos correntes e permanentes |
| (2) Organização de documentos importantes da instituição | (B) Elaboração de atas e pautas |
| (3) Preparação da pauta e registro dos assuntos de uma reunião | (C) Gerenciamento de tempo e prioridades |
| (4) Recepção e direcionamento de correspondências | (D) Protocolo de documentos |
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A atuação do recepcionista é essencial para garantir a organização e a eficiência no atendimento a clientes em ambientes institucionais. Assinale V, para verdadeiro ou F, para falso, para as afirmativas relacionadas à atuação do recepcionista no atendimento a clientes:
( ) O recepcionista deve identificar a necessidade do cliente, orientá-lo quanto à emissão da senha e encaminhá-lo à sala específica quando for chamado.
( ) Na ausência de senhas, o cliente pode ser encaminhado diretamente ao setor comercial, sem necessidade de confirmação prévia sobre a possibilidade de atendimento.
( ) No atendimento telefônico, o recepcionista deve identificar a demanda, informar o setor responsável sobre o assunto e verificar previamente a possibilidade de atendimento.
( ) Sempre que possível, o recepcionista deve alertar o consumidor sobre a necessidade de apresentar documento com foto, e que atendimentos ligados à unidade consumidora são exclusivos ao titular ou procurador.
( ) O cliente pode ser atendido por qualquer setor, mesmo que não tenha passado pela recepção.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta.
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A atuação na recepção exige atenção constante às rotinas administrativas e operacionais que garantem a eficiência no atendimento ao público, tanto presencial quanto por telefone. Um dos procedimentos fundamentais no início do expediente é assegurar que o sistema telefônico esteja configurado corretamente para o funcionamento normal das chamadas recebidas pela instituição. Considerando as boas práticas descritas nas instruções operacionais para uso da central telefônica, assinale a alternativa que indica a ação correta que deve ser realizada pela recepcionista logo no início do expediente.
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Durante um atendimento telefônico, o recepcionista foi abordado de forma impaciente por um cliente que se irritou com as perguntas realizadas antes da transferência da ligação. Considerando as boas práticas de recepção descritas no roteiro institucional, qual seria a conduta mais adequada do recepcionista nessa situação?
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