Determinado agente administrativo, lotado na seção de protocolo e expedição de dado município, é responsável por organizar, registrar, encaminhar e controlar a expedição de documentos administrativos (como ofícios, cartas, notificações e convites) enviados a órgãos públicos, empresas e cidadãos. Durante uma auditoria interna analisou-se os procedimentos adotados por esse servidor quanto às rotinas de expedição. Foram identificadas as diferentes práticas listadas a seguir; analise-as. 

I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.

II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.

III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.

IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em

O suporte é o material no qual as informações são registradas. A respeito dos tipos de suporte, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.

( ) O papel não pode ser considerado como um suporte, devido à sua baixa durabilidade.
( ) A fita magnética é um dos suportes conhecidos na arquivologia.
( ) O filme de nitrato pode ser considerado um suporte para informações.

A gestão de documentos diz respeito à racionalização e controle da produção documental, a fim de garantir o uso e destinação adequada dos documentos. Com o avanço e a adoção de tecnologias da informação a gestão de documentos nas organizações passou a lidar com documentos digitais. Analise as afirmativas referentes à gestão de documentos digitais.
I- O formato digital oferece vantagens para a gestão de documentos, como a rapidez na recuperação de documentos de arquivo.
II- A capacidade de reprodução e a proliferação de cópias associadas ao formato digital facilitam a identificação de uma versão completa ou final de um documento arquivístico digital.
III- A facilidade de distribuição da informação pelas redes digitais favorece o exercício de direitos autorais.
IV- Documentos arquivísticos digitais são suscetíveis a vírus, falhas, acessos e alterações não autorizadas e à obsolescência tecnológica.
É CORRETO o que se afirma apenas em:

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

Acerca do tema, as afirmativas a seguir estão corretas, à exceção de uma. Assinale-a.

No protocolo de documentos, a função principal é:

A respeito dos métodos de arquivamento, é correto afirmar que:

Quanto às classificações de correspondência, assinale a correta:

A teoria das três idades documentais estabelece critérios científicos para classificação temporal dos documentos conforme sua utilização administrativa e valor informacional. Essa sistematização orienta procedimentos de guarda, acesso e destinação final na gestão documental. Sobre o ciclo de vida dos documentos nas três idades, analise as características apresentadas a seguir:

I.Os documentos de primeira idade caracterizam-se pela consulta frequente para tomada de decisões, permanecendo fisicamente próximos aos usuários e mantendo valor administrativo primário.

II.Os documentos de segunda idade apresentam consulta ocasional para referência administrativa, sendo transferidos para depósitos especializados, onde aguardam cumprimento de prazos de guarda.

III.Os documentos de terceira idade adquirem valor secundário permanente devido à relevância histórica, probatória ou informativa para pesquisa, sendo recolhidos para preservação definitiva.

É correto o que se afirma em:

Na gestão do protocolo administrativo, as etapas de processamento documental devem seguir ordem lógica que assegure controle efetivo e rastreabilidade completa dos documentos institucionais. A sequência operacional que garante maior eficiência no fluxo protocolado é:

A estruturação sistemática de repositórios digitais institucionais visa otimizar processos de armazenamento e recuperação informacional. A taxonomia hierárquica facilita operações cotidianas e manutenção sistêmica. As vantagens que resultam da implementação de estrutura hierarquizada por categorias temáticas são: