Imagine que uma pessoa trabalha em uma repartição pública responsável pela organização e preservação de documentos importantes. Durante uma auditoria, foi solicitado que todos os documentos fossem organizados utilizando diferentes métodos de arquivamento. Sua tarefa é escolher o método mais adequado para cada situação apresentada a seguir. Relacione as situações com os métodos de arquivamento correspondentes:

Coluna 1 − Situações

1. Agrupar os registros de reuniões por ordem de data, para facilitar o acompanhamento cronológico dos eventos.

2. Organizar os prontuários de funcionários por seus nomes, visando um acesso rápido às informações pessoais.

3. Arquivar relatórios por número de identificação único, garantindo rastreabilidade individual.

4. Classificar documentos relacionados às filiais da empresa, distribuídas por estados e cidades diferentes.

5. Separar propostas comerciais conforme os temas abordados, como marketing, vendas e logística.

Coluna 2 − Métodos de Arquivamento

(__) Alfabético.

(__) Cronológico.

(__) Numérico.

(__) Geográfico.

(__) Por Assunto.

Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:

A arquivologia é a disciplina que estuda os princípios e práticas relacionadas à organização, gestão e preservação de documentos. A gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação da memória institucional e o acesso à informação. Com base nesses conceitos, todas as alternativas estão corretas sobre a arquivologia e a gestão documental, EXCETO:

Sobre as práticas adequadas de encaminhamento e distribuição de correspondências e documentos, analise as afirmativas abaixo e indique V (Verdadeiro) ou F (Falso):

(__) O registro de entrada e saída das correspondências é essencial para garantir rastreabilidade e segurança no processo.

(__) A triagem das correspondências pode ser dispensada em casos de grande volume de documentos, desde que todos sejam distribuídos aos setores solicitados.

(__) O encaminhamento das correspondências deve ser feito de forma criteriosa, assegurando que os documentos cheguem aos destinatários corretos no menor tempo possível.

(__) Protocolos de entrega são recomendáveis para assegurar o controle e a comprovação do recebimento de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Em um órgão público, a organização e controle dos serviços de recepção são fundamentais para garantir a eficiência no trâmite documental. Com base nessas práticas, analise as afirmativas abaixo e identifique a conduta CORRETA em relação à recepção e encaminhamento de documentação:

Quanto aos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue o item seguinte.

Documento de arquivo pode ser definido como suporte que contém uma informação arquivística, também podendo ser classificado quanto à natureza do assunto. Já os documentos ostensivos são aqueles que não possuem restrição de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

Quanto aos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue o item seguinte.

Os arquivos também poderão ser classificados segundo a natureza dos documentos, como arquivo especial e arquivo especializado, sendo o arquivo especializado aquele que tem, sob sua guarda, documentos de formas físicas diversas, como fotografias e fitas.

Quanto aos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue o item seguinte.

O conjunto de documentos somente poderá ser considerado arquivo caso os documentos sejam textuais. Os documentos audiovisuais e cartográficos, por sua vez, ainda que reunidos, não constituirão um arquivo.

Quanto aos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue o item seguinte.

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente de sua natureza, são reunidos por acumulação ao longo das atividades por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Quanto aos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue o item seguinte.

O objeto da arquivologia é a informação ou os dados que possibilitam a informação. Já seu objetivo é dar acesso à informação, utilizando suas teorias, metodologias e aplicações práticas.

No que concerne aos conceitos fundamentais da arquivologia, assinale a alternativa que menciona o conceito com a sua correta descrição.