Segundo a Instrução Normativa APE/SAESP, na gestão arquivística de documentos digitais:

I. cada órgão/entidade deve implementar o seu programa de gestão documental em conformidade com a orientação normativa do APE.

II. a CONARQ deve integrar os documentos digitais em seus respectivos programas de gestão documental.

III. os documentos digitais somente poderão ser eliminados nos prazos definidos nas TTD.

IV. deve-se contar com sistema informatizado que deverá cumprir requisitos e metadados obrigatórios.

V. as mensagens de correio eletrônico e seus anexos são documentos digitais, mas não necessitam ser capturadas e gerenciadas por sistema informatizado.

É correto o que se afirma em

No contexto do arquivamento de documentos, os documentos de arquivo possuem características específicas que os diferenciam dos demais documentos. Como é denominada a característica que descreve que o documento de arquivo é único no conjunto documental de que faz parte, pois as suas relações com os demais documentos do grupo são sempre exclusivas, e mesmo que existam cópias em outros grupos, sendo que cada cópia é única em seu respectivo lugar?

O despacho é uma manifestação administrativa fundamental para a tramitação de processos e documentos no setor público. Considerando as características, finalidades e formas do despacho, analise as alternativas abaixo e assinale a opção correta:

Sobre os procedimentos para manutenção de arquivos digitais, assinale a alternativa correta:

Com o avanço das tecnologias da informação, documentos arquivísticos passaram a ser produzidos exclusivamente em formato digital, trazendo vantagens como aumento da produtividade e facilidade de acesso. Nesse contexto, considera-se documento digital:

Durante capacitação na Prefeitura de Caçapava, servidores foram orientados sobre os procedimentos de tramitação de documentos sigilosos.

I. O documento sigiloso deve ser encaminhado em envelope interno lacrado, com indicação do grau de sigilo e identificação do servidor autorizado a recebê-lo, sem qualquer menção ao assunto ou teor.

PORQUE

II. A adoção de envelope duplo e a restrição de acesso ao servidor autorizado garantem a segurança da informação durante o trâmite do documento.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

Sobre os procedimentos de organização e arquivamento de documentos e correspondências, assinale a alternativa correta:

Durante um projeto de digitalização histórica, a Prefeitura de Caçapava recebeu o acervo documental de uma tradicional instituição privada, que registrava fatos relevantes da história local desde o início do século XX. Os documentos foram identificados como de interesse público e social, e o município iniciou tratativas para sua preservação oficial.

Considerando a situação hipotética apresentada, é correto afirmar que:

Na organização dos arquivos físicos da Câmara Municipal de Caçapava, a servidora responsável separou os documentos conforme sua frequência de uso. Os mais recentes e frequentemente acessados foram mantidos próximos ao setor, enquanto outros, menos utilizados, foram encaminhados para armazenamento temporário. Já os documentos históricos foram destinados à preservação permanente.

Essa classificação documental corresponde, respectivamente, às seguintes categorias:

Durante uma auditoria no setor de documentação da Prefeitura de Caçapava, identificou-se que diversos arquivos estavam acumulados sem critérios claros de avaliação, contendo documentos antigos, pouco utilizados, e outros com informações históricas relevantes. O chefe do setor, ao revisar a legislação aplicável, orientou a equipe a organizar os documentos conforme sua classificação arquivística, definindo critérios para eventual descarte autorizado.

Com base em diretrizes nacionais de gestão documental e considerando a situação hipotética apresentada, assinale a alternativa correta: