O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público e nominalmente endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento:

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são:

Ao realizar, excepcionalmente, uma contratação presencial, o setor de Compras de um consórcio público recebeu a documentação dos licitantes entregue em envelopes de correspondência. Durante a autuação e a instrução física do certame, o Assistente Administrativo responsável incluiu os envelopes vazios como peças integrantes e numeradas do processo, sob a justificativa de comprovar a origem externa do material. À luz da teoria sobre classificação, registro, tramitação, organização e arquivamento de documentos, essa prática adotada pelo Assistente Administrativo é considerada INCORRETA. Em vez disso, deve-se:

A gestão documental organiza o ciclo de vida dos documentos públicos, da produção à destinação final. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA.

A universidade quer padronizar os documentos que produz em suas pró-reitorias e departamentos. O Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do poder executivo federal orienta que essa padronização deve começar pela definição de quais documentos serão produzidos e capturados com base no mapeamento do fluxo de trabalho.
Essa orientação integra a:

Na Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, diversos documentos de assentamento funcional permaneceram expostos, por longos períodos, à luz natural e à iluminação fluorescente, sem qualquer mecanismo de  proteção ambiental. Com o passar do tempo, observouse o amarelecimento do papel, o enfraquecimento das fibras e o desbotamento parcial das informações registradas.
Esse dano está mais diretamente relacionado a:

Um candidato do processo seletivo para mestrado da UNIFAP solicitou uma cópia impressa de um processo que já se encontrava disponível ao público em formato eletrônico. O técnico administrativo informou que, nessa situação, o órgão não precisaria fornecer diretamente a cópia, desde que indicasse ao interessado o local e a forma de acesso ao documento.
Sobre essa orientação, a Lei n. 12.527/2011 estabelece que:

Ao preencher os campos de classificação de informações no portal de transparência da universidade, o servidor precisou diferenciar os conceitos de informação, documento e informação pessoal previstos na Lei n. 12.527/2011.
Na referida lei, esses conceitos correspondem, respectivamente, a:

Mesmo que um documento permanente seja digitalizado, as diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do decreto n. 10.278/2020 alertam que:

Nas diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do decreto n. 10.278/2020, a digitalização centralizada fora da instituição produtora, por meio de uma Unidade Técnica de Digitalização Externa (UTDE), é indicada sobretudo para: