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Os arquivos especiais são aqueles que guardam e organizam documentos exclusivamente manuscritos e com valor histórico.

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São elementos intrínsecos de um documento arquivístico: o gênero, a espécie/tipo, a procedência (instituição produtora), a data, o local, o autor, o destinatário, o texto/conteúdo/assunto, a ação ou ato, o remetente, o cargo do remetente, as anotações e a assinatura.

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Os arquivos privados são aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas, como os arquivos médicos, de imprensa, de governos, de engenharia e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos.

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A função de um arquivo é modicar e adequar a lembrança das ações do presente, para que sirva de base às ações do futuro.

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Para os fins da Lei nº 13.709/2018, considera-se “controlador” a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

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A classificação arquivística é a organização dos documentos de um arquivo de forma desassociada de qualquer plano ou código de classificação.

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O termo “arquivo” pode ser utilizado para designar uma instituição ou um serviço que possui a finalidade da custódia, do processamento, da conservação e do acesso a documentos.

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O conceito de “titular”, à luz da Lei nº 13.709/2018, refere-se à pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

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Um “dado pessoal”, à luz da Lei nº 13.709/2018, é uma informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar um móvel que é destinado à guarda de documentos.