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- Automação de ArquivosDigitalização de Documentos
- Automação de ArquivosPreservação de documentos digitais
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) com relação ao arquivamento dos documentos educacionais quanto às vantagens do uso da digitalização, arquivamento e preservação dos dados:
( ) Racionalização do trabalho, tornando-o mais produtivo.
( ) Recuperação rápida e precisa das informações digitalizadas.
( ) Otimização dos espaços físicos de trabalho.
( ) Controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final.
( ) Preservação e conservação dos documentos.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
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- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)Métodos numéricos (simples, cronológico e dígito-terminal)
Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento podemos considerar que não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades. O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões e, por isso, existem muitas alternativas.
Assinale a alternativa que indica corretamente a definição de Método Numérico Cronológico.
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Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: vertical ou horizontalmente.
Relacione as colunas 1 e 2 abaixo, de acordo com o exposto.
Coluna 1 Arquivamento
1. Vertical
2. Horizontal
Coluna 2 Descrição
( ) Tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo.
( ) É recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente.
( ) Os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas de documentos, conservando de forma adequada os documentos.
( ) Acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
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- Aspectos BásicosÓrgãos de Documentação e e Instituições Arquivísticas
- Gestão de DocumentosFases da Gestão de Documentos
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
- Protocolo
I. É responsabilidade exclusiva do arquivo o recebimento e distribuição de correspondências que chegam nas organizações, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.
II. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.
III. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019. Disponível em: OCCCOOLLOOMMMANUUAAL %20DDE%%2ATIVVI IVROS/ARQUIVO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVI DADES%20DE%20PROTOCOLO.pdfdf)
De acordo com as afirmativas é CORRETO concluir que:
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- Aspectos BásicosPrincípios e Teorias de ArquivologiaPrincípios Arquivísticos
- Administração de ArquivosFunções ArquivísticasDescrição Arquivística
- Atividades do Arquivo Permanente
- Avaliação de Documentos
- Ciclo Vital dos DocumentosTransferência e Recolhimento de Documentos
- ClassificaçãoClassificação de Arquivos
- ClassificaçãoClassificação de Documentos
- Gestão de Documentos
I. A classificação é atribuição de um descritor e/ou um código a documentos, avulsos ou processos, resultantes de uma mesma função ou atividade.
PARA
II. Agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.
Fonte: Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019.
Disponível em: (file:///C:/Users/55279/Documents/LIVROS/ARQUI VO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVIDADES%2 0DE%20PROTOCOLO.pdfdf)
A partir do julgamento dessas assertivas, é possível afirmar que:
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O protocolo torna possível o acesso às informações referentes ao fluxo de documentos expedidos ou recebidos em uma instituição. A unidade protocolizadora é responsável pelo serviço de
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Assinale a alternativa contrária a um objetivo da gestão de documentos.
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A “Proveniência” é um dos princípios da arquivologia que
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O assistente de administração sabe que o arquivo de uma instituição, contendo as requisições de material do ano em curso e de uso frequente, é denominado
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Analise o texto abaixo sobre arquivos públicos:
Documentos ........................ são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Documentos .......................... são aqueles que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua ........................ ou ....................... para guarda permanente.
Consideram-se ......................... os conjuntos de documentos de valor ....................... , probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto.
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