Considerando a existência de arquivos públicos e privados que são de interesse da Administração Pública Federal, é necessária uma adequada gestão de documentos. De acordo com o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e suas alterações, indique se as afirmativas abaixo são verdadeiras (V) ou falsas (F) e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

( ) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

( ) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, quando motivados por razões imprescindíveis e justificáveis a serem analisadas pelo setor de arquivos do órgão competente e prestadas no prazo da lei.

( ) Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para o desenvolvimento científico, e transferidos para o exterior.

( ) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

A organização da informação através de um sistema classificativo é importante por questões de eficiência, segurança e conformidade. Com um arquivo classificado, as organizações conseguem localizar mais facilmente os documentos. Leia a relação de documentos abaixo e responda.

I. Ata de posse, boletim de atendimento de urgência, tabela salarial, boletim de notas.

II. Cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos, informáticos ou digitais, doc ou pdf.

III. Atas, relatórios, carta, diploma, certificados, memorandos, decreto, ofício e certidão.

IV. Audiovisual, fonográfico, eletrônicos, cartográficos como mapas e iconográfico.

A classificação dos documentos quanto ao gênero, está(ão) representado(s) na (s) ASSERTIVA(S):

Leia a charge abaixo.

Charge do Bier para Yuri

http://www.adb.inf.br/ach/app01/index.

No contexto da charge, observamos o secretário abrindo um arquivo “morto”, que fala: Não me bata mais! De acordo com o ciclo vital dos documentos, podemos inferir que, o documento “morto” guardado nesse arquivo, é:

I. de consulta pouco frequente e de acesso restrito.

II. conservado em virtude do valor secundário.

III. preservado para consulta de pesquisadores.

IV. de valor de natureza administrativa.

É CORRETO o que se afirma em:

O auxiliar de secretaria ao realizar a triagem dos documentos, faz uma análise mais aprofundada dos documentos juntando os documentos semelhantes, da mesma natureza, do mesmo setor, organizando-os em ordem cronológica. Ao identificar aqueles que são de maior relevância, necessários para o fluxo de atividade atual, porém de forma menos contínua, deve armazená-los no arquivo:

Um arquivo bem estruturado permite que haja vantagens e benefícios para as instituições. Nesse contexto, podemos afirmar que, o propósito do arquivo, é:

I. preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição.

II. servir à administração, constituindo uma base do conhecimento histórico.

III. tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

IV. organizar a documentação e classificá-las exclusivamente por assunto.

V. armazenar as correspondências oficiais que serão enviadas posteriormente.

É CORRETO o que se afirma em:

O princípio da proveniência, prima pela ordem dos documentos, ou seja, devem ser mantidas a ordem dos documentos. Analise as assertivas.

I - Determina a ordem dos documentos no interior dos fundos.

II - Faz a ordenação de forma interna.

III - Apresenta várias nomenclaturas a saber: respeito a ordem primitiva, respeito a santidade, princípio de registro, respeito a ordem original.

IV - Mantém fora a ordem que os documentos foram acumulados.

V - A pessoa, família ou entidade que produziu o documento conserva o arranjo.

Considerando o princípio da proveniência, estão CORRETAS as afirmativas:

A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações. Considera-se o conceito: Determina que relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. O princípio conceituado é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora. Assinale a alternativa que corresponde a este princípio.