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Observe as tabelas abaixo e relacione as fases da gestão documental com suas definições:
TABELA I
| A |
Primeira fase: produção - “ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.” |
| B |
Segundo fase: Utilização de documentos - “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.” |
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C |
Terceira fase: Destinação de documentos - “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos...” |
TABELA II
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A fase engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários; nela também são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da informação. |
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Nesta fase o objetivo é o controle da produção de documentos, garantido uma melhor gestão dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários. |
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É o final do ciclo de intervenção. É a última fase, mas não menos importante. É nela que se irá avaliar se os documentos serão eliminados, ou, devidos ao valor permanente, se serão recolhidos ao arquivo. |
A sequência correta obtida no sentido de cima para baixo é
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( ) A tabela de temporalidade é um instrumento de controle de documentos que tem como base, entre outros elementos, a teoria das três idades. ( ) Visando uma maior padronização nos sistemas de gestão de arquivos, as tabelas de temporalidade dos órgãos públicos e privados brasileiros seguem um mesmo padrão, definido pelo arquivo nacional. ( ) A tabela de temporalidade é uma ferramenta de controle de documentos que define o tempo que cada tipo de documento deve permanecer em cada etapa de arquivamento (corrente, intermediário), bem como sua destinação final, se armazenado no arquivo permanente ou eliminado. ( ) A tabela de temporalidade tem como principal objetivo evidenciar a morosidade dos sistemas de arquivo, facilitando a identificação de gargalos ao longo do processo arquivístico.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.
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( ) A primeira idade, ou arquivos correntes, é aquela que reúne os documentos de uso frequente e que precisam estar a fácil acesso a quem deles precisar. ( ) Essa teoria propõe três estágios para os documentos em um arquivo, onde a classificação dos documentos, em cada um desses estágios, depende da recorrência de sua utilização e do seu valor (primário ou secundário). ( ) Na segunda idade, ou arquivo intermediário, o documento não é mais de uso frequente, mas, como ainda possui valor secundário, ainda é possível que ele seja consultado. ( ) A terceira fase, ou arquivo permanente, reúne os documentos que, muito embora tenham perdido seu valor administrativo, devem ser mantidos, pois ainda possuem valor histórico (informativo) ou legal (probatório). ( ) Os documentos classificados como de primeira idade possuem valor primário, enquanto os documentos de segunda e terceira idade possuem valor secundário.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.
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Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. São rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.
O pH que é considerado NEUTRO é o
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Uma das principais características do arquivo, diferentemente de bibliotecas e museus, é que ele tem, entre outros objetivos, o de
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Sobre o ciclo vital, considere as afirmativas abaixo:
I. Já se demonstrou que os documentos não caminham necessariamente pelos três arquivos.
II. Há que se ressaltar que os documentos de caráter intermediário podem ser reativados e que, dessa forma, regressam, por razões diversas, à condição de corrente.
Assinale a alternativa que relaciona corretamente as afirmativas acima.
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- Gestão de Documentos
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
Sobre sistemas e métodos de arquivamento, assinale a assertiva incorreta.
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- Gestão de Documentos
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.
A posição em que são dispostos os documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento (horizontal ou vertical). No tipo horizontal, os documentos são dispostos um atrás do outro, permitindo sua rápida consulta.
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A única característica que distingue os arquivos é o caráter orgânico, que liga um documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos que quando em conjunto.
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A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.
As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente são integradas, com vistas à racionalização de tarefas comuns. As atividades dos arquivos correntes são divididas em quatro setores: protocolo; expedição; arquivamento; e destinação.
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