O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública funciona como um modelo a ser adotado pelos órgãos públicos. Por isso possui uma classe principal que é comum a todos: a classe 100, referente aos assuntos de administração. As demais classes (200 a 900) devem ser elaboradas em cada órgão porque se destinam aos assuntos relativos às atividades-meio e às atividades-fim específicas de cada um.

Em órgãos públicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificação de documentos. As operações de classificação incluem o estudo, isto é, a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundários; e a codificação, que consiste em anotar o código correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento.

Uma vez arquivado, um documento não pode ser retirado do arquivo, exceto no caso de solicitação de caráter jurídico, mediante o qual podem ser emprestados os processos não encerrados. Nos demais casos, as informações solicitadas devem ser fornecidas por meio de transcrições ou, caso haja necessidade, de consulta direta ao documento, que deve ser realizada no próprio arquivo.

Em um sistema que integra protocolo e arquivos, além de funções tradicionais como recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos, o serviço de protocolo pode executar atividades de classificação e controle da tramitação.

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública (atividades-meio) é um instrumento utilizado para classificar documentos produzidos ou recebidos por um órgão público no exercício de suas funções e atividades, com base na identificação dos assuntos por códigos numéricos que refletem a hierarquia funcional do órgão, representada por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo do geral para o particular.

Implantar um programa de gestão documental consiste em aprimorar a administração do uso e da circulação de informações, aplicando técnicas modernas e recursos tecnológicos no controle do fluxo e da estruturação dos dados, organizando-os de modo a permitir um acesso rápido e direto a informações estratégicas, aumentando a eficácia e a eficiência e, dessa forma, proporcionando suporte para as decisões político-administrativas do Estado.

A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Entre os documentos que a legislação considera como arquivos públicos estão aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do DF e municipais, em decorrência de suas funções; por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função; pelas empresas públicas; pelas sociedades de economia mista; por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

A gestão documental e a proteção a documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e o desenvolvimento científico.