Durante uma análise administrativa sobre a execução de determinado programa público, um assistente administrativo observou que diferentes órgãos federativos estavam envolvidos na prestação do serviço. Um servidor questionou se Estados e Municípios poderiam atuar apenas mediante autorização expressa da União, por entender que o Governo Federal concentraria todas as competências administrativas. Considerando o modelo federativo brasileiro previsto na Constituição Federal, a orientação constitucionalmente adequada a ser passada para o servidor prevê que:

Durante uma auditoria administrativa, foi identificado que o arquivo corrente de determinado setor apresentava documentos financeiros, contratos, comunicações internas e solicitações de serviços armazenados sem critério uniforme. O assistente administrativo recebeu a atribuição de reorganizar o acervo, garantindo recuperação rápida da informação, preservação documental e cumprimento das normas arquivísticas. Considerando os princípios de gestão de documentos, a conduta tecnicamente adequada que o assistente deve assumir consiste em:

Em uma unidade administrativa da Prefeitura de Conquista D`Oeste, um documento físico foi recebido sem identificação clara do setor destinatário. O assistente administrativo registrou a entrada, porém encaminhou diretamente ao setor que julgou responsável. Após alguns dias, verificou-se erro de tramitação. Para evitar esse erro, a conduta correta, no ato do recebimento do documento, deveria ter sido a de:

Após a implantação de novos procedimentos administrativos, uma equipe apresentou redução de produtividade, aumento de conflitos internos e menor participação nas decisões. A análise indicou que os servidores dominavam tecnicamente suas funções, porém demonstravam insegurança diante das mudanças, baixa integração entre colegas e percepção de ausência de reconhecimento institucional. O gestor solicitou, ao assistente administrativo, uma avaliação, considerando fatores relacionados ao comportamento humano nas organizações. Finalizada essa avaliação, o assistente chegou à conclusão de que o fator que melhor explica a situação apresentada é a:

Uma organização distribuiu suas atividades em departamentos especializados: recursos humanos, financeiro, compras e tecnologia. Entretanto, alguns processos ficaram lentos devido à necessidade de comunicação entre diversas áreas. O assistente administrativo teve, então, que identificar a característica predominante dessa estrutura. Diante do exposto, pode-se afirmar que o assistente identificou a estrutura apresentada como:

Em um arquivo institucional, documentos em papel apresentaram fragilidade, manchas e deformações. A análise identificou exposição prolongada a variações de temperatura, à umidade elevada e à iluminação inadequada e acondicionamento incompatível com o suporte documental. O setor administrativo pretende adotar uma medida imediata, porém deve evitar intervenções que alterem características originais ou que agravem a deterioração dos documentos. A principal medida técnica recomendada deve ser:

Durante a microfilmagem de contratos antigos, foram identificadas imagens ilegíveis, ausência de identificação das bobinas e falhas no controle de sequência documental. A administração solicitou que o assistente administrativo verificasse o principal problema do procedimento. Diante da situação apresentada, o assistente administrativo deve informar, à administração, que a falha durante o processo de microfilmagem compromete, principalmente, a:

Em uma instituição pública, documentos chamados de “relatórios” e de “ofícios” apresentavam finalidades diferentes, a depender do setor produtor. Logo, a equipe percebeu que apenas o título do documento não permitia classificá-lo corretamente. Nessa situação, para identificar a natureza documental e para preservar o vínculo com a atividade que originou o registro, o assistente administrativo teve que aplicar critérios arquivísticos. De acordo com a análise tipológica documental, o assistente precisou:

A secretária de educação possui milhares de processos encerrados. O gestor atual solicitou a redução de espaço físico do arquivo, mas, no local, existem documentos fiscais, administrativos e históricos misturados. Para atender à solicitação do gestor, o assistente administrativo deve evitar descarte inadequado e propor critérios técnicos. Diante disso, a avaliação documental deve considerar:

A Prefeitura de Conquista D`Oeste implantou um sistema eletrônico de processos administrativos. Após alguns meses, identificou que determinados documentos não apresentavam data de criação confiável, autoria identificável e nem histórico das alterações realizadas. O assistente administrativo informou que o problema compromete uma característica essencial dos documentos arquivísticos digitais, que está relacionada à: