Na montagem do quadro de arranjo do arquivo permanente, a equipe reúne, numa única subdivisão e em sequência, todas as fichas de estoque do almoxarifado acumuladas ao longo dos anos, documentos do mesmo tipo gerados pela mesma atividade de controle. De acordo com o tema, o nível do quadro de arranjo correspondente a essa subdivisão é denominado como:

A Secretaria decide elaborar registros normalizados que descrevam, de forma autônoma, os órgãos que produziram seus arquivos, a própria unidade e os órgãos antecessores, reunindo o nome, a história e as relações de cada um, para servir de ponto de acesso às descrições dos documentos. De acordo com o tema, a norma aplicável a esses registros é:

Num setor da prefeitura, um mesmo ofício existe em três versões: a que foi redigida ainda de forma preliminar, sujeita à aprovação, antes do texto final; uma reprodução digitalizada; e o documento em sua forma definitiva. O servidor precisa identificar a versão preliminar. Nesse caso, assinale a denominação CORRETA da versão preliminar, anterior ao texto definitivo:

No protocolo da Secretaria de Meio Ambiente, chegam vários documentos avulsos de uma mesma aquisição, como o requerimento, a proposta e os comprovantes, ainda sem vínculo formal entre si. O setor precisa convertê-los em uma única unidade de arquivamento, que passará a tramitar com número próprio. Nesse contexto, a atividade de protocolo que realiza essa conversão é denominada como:

Na Secretaria de Segurança Pública, um documento produzido pelo órgão foi classificado, quanto ao grau de sigilo, como secreto, em razão de seu teor. O setor de arquivo precisa registrar por quanto tempo o acesso fica restrito e se esse prazo admite prorrogação. Diante do exposto, assinale CORRETAMENTE o prazo máximo de restrição e a regra de prorrogação aplicáveis:

Ao descrever os documentos do setor, o almoxarife compara duas formas de nomear um mesmo documento: apenas relatório e, de modo completo, relatório de inventário de bens. Ele precisa identificar o que a segunda forma representa na terminologia arquivística, considerando que ela acrescenta à primeira a atividade que originou o documento. Acerca do tema, o conceito a que corresponde a designação relatório de inventário de bens é denominado como:

No arquivo permanente da Secretaria de Saúde guardam-se documentos de três órgãos distintos: uma autarquia extinta, uma fundação de saúde incorporada e a própria Secretaria. Ao organizar o acervo, a equipe decide entre manter os documentos de cada órgão reunidos em conjuntos separados, conforme a origem institucional, ou reorganizá-los por assunto, juntando, por exemplo, todos os documentos sobre vacinação, qualquer que seja o órgão que os gerou. Dessa forma, o princípio que sustenta a manutenção dos conjuntos separados por origem é denominado como:

No almoxarifado da Secretaria de Saúde, um item de uso contínuo tem consumo médio de 900 unidades por mês, o equivalente a 30 unidades por dia. O tempo de ressuprimento, do pedido à chegada do material, é de 8 dias. Mantém-se um estoque de segurança de 120 unidades para absorver variações de demanda nesse período. O Almoxarife precisa fixar o nível que dispara um novo pedido, integrando o consumo do período de ressuprimento e a reserva de segurança. Com base no caso, o nível de estoque que aciona CORRETAMENTE o reabastecimento é:

No arquivo da Secretaria de Saúde, onde se guardam processos e fichas de controle de estoque de anos anteriores, o setor instala equipamento de controle de temperatura e umidade, troca as embalagens por materiais quimicamente estáveis e reorganiza o acondicionamento das caixas. Nenhum documento apresenta rasgos, manchas ou perdas, e a iniciativa antecede o surgimento de qualquer avaria, com o objetivo de manter as condições físicas do acervo ao longo do tempo. Nesse contexto, assinale CORRETAMENTE o conceito arquivístico que corresponde a essa iniciativa:

No almoxarifado da Secretaria de Saúde, há dois lotes do mesmo medicamento. O lote A entrou no estoque em janeiro e vence em dezembro do ano seguinte. O lote B entrou em abril, três meses depois, e vence em março do ano seguinte, antes do lote A. Ao atender às requisições, o Almoxarife precisa decidir qual lote despachar primeiro, sabendo que a ordem de entrada e a ordem de validade não coincidem. Nesse caso, o critério de saída aplicável aos dois lotes é: