Em uma repartição pública, a gestão adequada dos documentos é essencial não apenas para preservar a memória institucional, mas também para garantir eficiência administrativa e segurança da informação. Considerando os princípios da arquivologia, assinale a alternativa INCORRETA:

Em uma escola pública, a secretaria precisa fornecer rapidamente um histórico escolar solicitado por um ex-aluno para matrícula em outra instituição. Para que esse documento seja localizado sem demora, é essencial que a secretaria mantenha um sistema de arquivamento eficiente, com protocolos bem definidos. De acordo com os princípios de organização e conservação de arquivos ativos e inativos de documentos escolares, qual prática contribui diretamente para essa eficiência?

Em uma escola, o Auxiliar de Secretariado Escolar precisa localizar rapidamente o histórico de um aluno que solicitou transferência. Para isso, é imprescindível que o sistema de arquivamento seja bem estruturado. Segundo os procedimentos administrativos, protocolo, instrução de processos e gestão documental, qual prática que garante eficiência e agilidade na localização dos documentos?

Assinale a afirmativa correta em relação à documentação técnica oficial.

Os arquivos são os setores responsáveis por reunir, organizar e preservar os documentos produzidos pela entidade ao longo de suas atividades. Sobre os objetivos primários e secundários dos arquivos, analisar a sentença.

Os objetivos primários do arquivo relacionam-se ao atendimento dos fins funcionais, administrativos e jurídicos da instituição ao qual estão vinculados (1ª parte). Os objetivos secundários do arquivo relacionam-se à pesquisa histórica e à cultural (2ª parte).

A sentença está:

Os documentos gerados ou recebidos por pessoas ou instituições no desempenho de suas funções compõem o arquivo. A classificação desses documentos compreende:

I. Suporte.

II. Gênero.

III. Espécie.

Está CORRETO o que se afirma:

A expedição de documentos oficiais é uma etapa fundamental das rotinas administrativas, pois garante a comunicação institucional e a rastreabilidade dos atos administrativos.

Assinale a alternativa correta considerando as práticas corretas relacionadas a esse processo.

Na Secretaria Municipal de Educação, um memorando digital foi enviado do setor de Recursos Humanos para a Diretoria de Ensino, solicitando a redistribuição de professores. Durante a análise, percebeu-se que a tramitação do documento não havia sido registrada no sistema informatizado, dificultando o acompanhamento do processo.

Assinale a alternativa que indica corretamente qual medida deve ser adotada para garantir a correta tramitação e controle do documento.

Em um Instituto de Pesquisa Ambiental, o Setor de Geoprocessamento propõe a eliminação de todos os mapas topográficos digitais e seus metadados, criados no ano de 2012, sob a justificativa de liberar espaço de armazenamento e de que a informação já foi migrada para plataformas mais recentes. O Arquivo Central do Instituto, ao ser consultado, defende a preservação desses arquivos.

De acordo com as diretrizes da gestão documental, assinale a alternativa que indica o procedimento técnico correto a ser adotado pelo Arquivo Central.

A Secretaria de Obras de Chapecó, ao finalizar um projeto de reforma de uma praça, precisa arquivar a documentação correspondente, que inclui plantas, contratos, notas fiscais e relatórios técnicos.

De acordo com os princípios da gestão de documentos, assinale a alternativa que indica corretamente em qual etapa e tipo de arquivo essa documentação deve ser primeiramente armazenada, considerando que ela ainda poderá ser consultada frequentemente para fiscalização ou futuras manutenções.