Sobre os procedimentos para manutenção de arquivos digitais, assinale a alternativa correta:

Com o avanço das tecnologias da informação, documentos arquivísticos passaram a ser produzidos exclusivamente em formato digital, trazendo vantagens como aumento da produtividade e facilidade de acesso. Nesse contexto, considera-se documento digital:

Durante capacitação na Prefeitura de Caçapava, servidores foram orientados sobre os procedimentos de tramitação de documentos sigilosos.

I. O documento sigiloso deve ser encaminhado em envelope interno lacrado, com indicação do grau de sigilo e identificação do servidor autorizado a recebê-lo, sem qualquer menção ao assunto ou teor.

PORQUE

II. A adoção de envelope duplo e a restrição de acesso ao servidor autorizado garantem a segurança da informação durante o trâmite do documento.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

Sobre os procedimentos de organização e arquivamento de documentos e correspondências, assinale a alternativa correta:

Durante um projeto de digitalização histórica, a Prefeitura de Caçapava recebeu o acervo documental de uma tradicional instituição privada, que registrava fatos relevantes da história local desde o início do século XX. Os documentos foram identificados como de interesse público e social, e o município iniciou tratativas para sua preservação oficial.

Considerando a situação hipotética apresentada, é correto afirmar que:

Na organização dos arquivos físicos da Câmara Municipal de Caçapava, a servidora responsável separou os documentos conforme sua frequência de uso. Os mais recentes e frequentemente acessados foram mantidos próximos ao setor, enquanto outros, menos utilizados, foram encaminhados para armazenamento temporário. Já os documentos históricos foram destinados à preservação permanente.

Essa classificação documental corresponde, respectivamente, às seguintes categorias:

Durante uma auditoria no setor de documentação da Prefeitura de Caçapava, identificou-se que diversos arquivos estavam acumulados sem critérios claros de avaliação, contendo documentos antigos, pouco utilizados, e outros com informações históricas relevantes. O chefe do setor, ao revisar a legislação aplicável, orientou a equipe a organizar os documentos conforme sua classificação arquivística, definindo critérios para eventual descarte autorizado.

Com base em diretrizes nacionais de gestão documental e considerando a situação hipotética apresentada, assinale a alternativa correta:

Como é denominado o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. É também a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição.

No contexto da gestão documental, o setor de protocolo exerce papel estratégico no ambiente organizacional. Considerando suas atribuições, assinale a alternativa correta.

Durante o processo de organização do arquivo de uma escola pública municipal, o secretário escolar se depara com documentos acumulados que ainda são frequentemente consultados, além de outros que não têm mais uso imediato, mas que devem ser preservados por razões legais e administrativas. Para lidar corretamente com esses documentos, é necessário reconhecer as idades arquivisticas e aplicar os instrumentos de gestão documental. Considerando o exposto, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada.