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Para o estudo da estrutura administrativa e o funcionamento do órgão/entidade, o órgão produtor executa inúmeras atribuições que lhes são conferidas legalmente e que, no plano de classificação, denominam-se função, subfunção e atividade. A identificação das funções, subfunções e atividades relativas ao exercício das atividades-fim é primordial para a elaboração do Plano. Esse trabalho deve ter início com o estudo do organograma e dos textos legais que criam, reorganizam e regulamentam os órgãos e entidades, estabelecendo as suas atribuições (leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos etc.). A estrutura do órgão/entidade se desdobra, respectivamente, conforme a hierarquia, em
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Sobre os conceitos relativos ao plano de conservação preventiva em arquivos e bibliotecas, correlacione as colunas da tabela abaixo.
| Coluna I | Coluna II | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Conservação. | A. | Conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. |
| 2. | Restauração. | B. | Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. |
| 3. | Preservação. | C. | Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). |
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
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Sobre o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.
( ) É responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental em toda a Administração Estadual Paulista.
( ) Para exercer em plenitude suas atribuições legais, mantém interlocução permanente com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), visando à integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivos e protocolos e à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
( ) Não é responsável pelo programa de assistência aos municípios paulistas, na criação de arquivos públicos municipais e na implementação de políticas municipais de gestão, acesso e preservação de documentos que ficará a cargo de outro órgão.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
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De acordo com a Instrução Normativa APE/SAESP, n.º 1, de 10 de março de 2009, o controle de acesso aos ___________________ deve prever a classificação da informação quanto ao seu grau de sigilo, bem como a utilização de procedimentos adicionais de segurança, tais como assinatura e ___________________, criptografia ou mesmo a guarda de documentos fora da rede.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.
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Leia o texto abaixo para responder à questão 48.
A dificuldade em acessar cognitivamente a informação pública ocorre, em parte, por características que são implícitas à organização da estrutura da administração pública. Por operar no âmbito das leis, a administração pública obedece a princípios de racionalidade, impessoalidade e formalidade (Adaptado), o que resulta numa linguagem legislativa de difícil compreensão. Na linguagem legislativa, por meio da qual as leis e as normas são produzidas, há uma complexa dificuldade de raciocínio: a norma é pensada em linguagem comum, depois traduzida para a linguagem jurídico-administrativa, para depois ser interpretada para a linguagem comum. Contudo, essa última parte do processo nem sempre ocorre e, muitas vezes, a linguagem complexa das leis e das normas é somada a um formato de publicação pouco acessível. De acordo com Bobbio (2000; 2004a), a comunicação do Estado tem sido insuficiente à concretização do governo democrático. Como consequência, cabe à sociedade um sofisticado instrumental analítico para compreender plenamente a conduta das autoridades. Partindo de uma avaliação semelhante, Habermas (1984) conclui que a liberdade de informação está dependendo da realização de um processo permanente de tradução das informações oriundas do Estado para termos inteligíveis ao "homem comum". Nesse sentido, completa Seclaender (1991, p.152), "o direito de ser informado não pode deixar de implicar também um direito à explicação, sob pena de perder sua própria razão de ser".
(BATISTA, Carmem Lúcia. As dimensões da informação pública: transparência, acesso e comunicação. Transformação, Campinas, 22(3):225-231, set/dez., p. 228, 2010).
Sobre o assunto, assinale a alternativa correta.
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Sobre a informatização dos procedimentos e instrumentos de gestão documental e a adesão ao Sistema SPDoc, analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.
( ) Possuindo instrumentos de gestão documental, o órgão ou entidade também está apto a aderir ao Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPDoc). O Sistema SPDoc, desenvolvido pela PRODESP, é a solução ideal para gerenciar documentos de arquivo produzidos em papel.
( ) Existe um consenso entre os especialistas da área de preservação digital de que a gestão, preservação e recuperação/acesso de documentos digitais requerem tanto sistemas de gestão da informação baseados em normas arquivísticas como o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) quanto Repositórios Digitais Confiáveis (RDC-Arq) para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais, a fim de assegurar a preservação, ao longo do tempo, de documentos de guarda permanente.
( ) O órgão ou entidade que já conta com seu Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade-Fim e pretenda iniciar a produção de documentos digitais pode adotar uma solução tecnológica inconforme com as normas emanadas do Arquivo Público do Estado.
( ) O Sistema SPDoc também contribui para a segurança da informação, a preservação da memória institucional e o resguardo de direitos, assegurando o acesso às informações ao longo do tempo.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
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O índice alfabético, remissivo e permutado facilita a busca por informações dentro do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim. Sobre o assunto, analise as proposições abaixo.
I. A elaboração do índice consiste na listagem das denominações de todas as funções, subfunções, atividades e séries documentais, como também os nomes informais das séries documentais, os documentos simples (que não possuem classificação) que integram os compostos e os termos internos permutados que compõem o nome completo.
II. O índice somente deverá ser elaborado após a realização de todas as adequações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim.
III. Recomenda-se a elaboração de uma tabela de todos os itens do Plano de Classificação e as denominações das funções, subfunções e atividades, em letras minúsculas, que estarão em uma coluna (à direita) e seus respectivos códigos (à esquerda).
IV. A elaboração do Índice consiste na verificação da necessidade de realizar a permutação de cada item do Plano de Classificação, o que consiste em elaborar pontos de acesso para sua localização. Cada denominação será desdobrada nos pontos de interesse identificados nos termos internos da denominação da função, subfunção, atividade ou série documental.
É correto o que se afirma em
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Segundo a AASP, in "Acervo: Revista do Arquivo Nacional", gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas que garante o __________ de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.
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De acordo com o Decreto n.º 10.278/2020, assinale a alternativa que apresenta os metadados mínimos exigidos para a digitalização de todos os documentos.
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Sobre as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), de acordo com o Decreto n.º 48.897/2004, analise as proposições abaixo.
I. São grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual.
II. São responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
III. Obrigatoriamente, caso algum órgão ainda não a tenha, deve instituí-la no prazo de 60 (sessenta) dias.
É correto o que se afirma em
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