A atuação do secretário escolar exige domínio na redação e execução de diversos documentos oficiais que compõem a rotina administrativa da instituição de ensino. Sobre esse tema, analise a seguinte situação:

Durante o encerramento do ano letivo, o secretário foi encarregado de elaborar três documentos distintos: um ofício dirigido à Secretaria de Educação solicitando recursos para manutenção da escola; um memorando interno destinado ao setor pedagógico, informando o cronograma de reuniões de planejamento do ano seguinte; e um parecer sobre a situação documental de um aluno transferido de outra rede de ensino.

Considerando as características formais, estruturais e funcionais desses documentos, analise as assertivas:

I. O ofício, se caracteriza por obedecer a certa fórmula epistolar, contudo, o secretário pode usar linguagem neutra, desde que adote abreviaturas comuns; já que o documento se destina a uma repartição pública hierarquicamente superior.

II. O memorando deve conter abertura com saudação, corpo com justificativas detalhadas, objeto que motivou o mesmo e encerramento com despacho decisório do subscritor.

III. O parecer pode ser redigido com base na experiência pessoal do secretário, sem necessidade de estrutura formal, já que se trata de um documento opinativo e interlocutório, sendo registrado por extenso e sem qualquer supressão.

Pode-se afirmar que:

O trabalho do secretário escolar exige domínio de conhecimentos arquivísticos, considerando a responsabilidade de lidar com documentos escolares que possuem valor administrativo, legal e histórico. Nesse contexto, relacione corretamente as colunas a seguir, associando os conceitos da arquivologia às suas respectivas definições:

COLUNA I - Conceitos:

1. Mensuração.

2. Descrição.

3. Inventário.

4. Aditamento.

COLUNA Il - Definições:

( ) Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo.

( ) Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

( ) Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

( ) Aferição da dimensão física de um acervo, total ou parcial, obtida pelo cálculo do comprimento de sua disposição em estantes (metro linear), por seu volume (metro cúbico) ou pela área ocupada (metro quadrado).

Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?

Durante uma auditoria técnica em uma instituição pública, foram observadas algumas práticas adotadas no setor de arquivo, com o objetivo declarado de conservar e preservar os documentos de valor permanente. Considerando os princípios arquivísticos e as boas práticas de conservação preventiva, analise as situações a seguir:

I. A equipe do arquivo adotou caixas plásticas com vedação hermética para proteger documentos do pó e da umidade, mantendo os documentos permanentemente lacrados.

II. O ambiente do arquivo é monitorado quanto à temperatura e à umidade relativa do ar, com índices controlados, ventilação adequada e entrada de luz natural difusa.

III. Os documentos são frequentemente manipulados sem o uso de luvas, para evitar danos causados pela perda de sensibilidade no manuseio e para prevenir rasgos acidentais.

IV. Livros antigos com sinais de infestação são imediatamente tratados com inseticidas em spray de uso doméstico, aplicados diretamente sobre o papel, antes do arquivamento.

Pautado na teoria arquivística e nas boas práticas de conservação e preservação, assinale a alternativa correta.

Relacione os termos da coluna 1 com suas respectivas definições na coluna 2, de acordo com as práticas de gestão documental na administração pública:

Coluna 1 − Atividade documental

1. Protocolo.

2. Registro.

3. Tramitação.

4. Expedição.

5. Arquivamento.

Coluna 2 − Definições

(__) Atividade responsável pelo envio de documentos para fora do órgão, seja por meio físico ou eletrônico.

(__) Conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, classificação e distribuição de documentos.

(__) Inserção formal de dados em sistema ou livro para identificar e controlar documentos recebidos ou produzidos.

(__) Organização e guarda dos documentos para fins de consulta, preservação ou descarte futuro.

(__) Movimentação dos documentos entre setores ou unidades, conforme o andamento dos processos.

A sequência está correta em

Segundo o Glossário dos Documentos Arquivísticos Digitais, o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido, denomina-se:

O método de arquivamento a ser utilizado é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade. Assim, pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados. Assinale a alternativa que apresenta um método padronizado:

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

No método duplex, a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para espécie e desta para a minúcia.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

Os arquivos intermediários buscam assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração, mas que ainda devem ser preservados de forma temporária.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

O método alfabético de arquivamento combina nomes e números.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

No método alfabético de ordem dicionária, o elemento principal é o local, seja o país, o estado ou a cidade.