No âmbito das técnicas de organização de documentos, o método de arquivamento consiste na sequência de operações que determina a disposição dos documentos em um arquivo. Se, no SEBRAE, os prontuários de funcionários e cadastros de fornecedores forem organizados utilizando-se, como eixo principal para busca, os respectivos nomes, seguindo-se regras específicas de sequência das letras iniciais do nome, estará sendo aplicado o método

Para evitar o acúmulo desnecessário de papel e organizar o fluxo documental, as instituições utilizam um instrumento aprovado por autoridade competente que define os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Esse instrumento é denominado

Considerando as diversas atividades executadas no setor de protocolo, assinale a opção que apresenta a atividade que consiste na leitura e análise de documento para identificação de seu assunto, da existência de antecedentes e do setor de destino para o qual deva ser encaminhado.

Considere que a CODERN está promovendo a reorganização de seus arquivos administrativos. Durante esse processo, foram identificados três conjuntos de documentos:

I. relatórios operacionais recentes utilizados diariamente pela equipe de gestão portuária;

II. processos de contratos encerrados há alguns anos, ainda mantidos para possíveis auditorias e exigências legais;

III. documentos históricos relacionados à criação e ao desenvolvimento dos portos administrados pela companhia, preservados por seu valor informativo e institucional.

Com base na teoria das três idades na gestão de arquivos, a correta classificação desses documentos, respectivamente, é:

Sobre os princípios da arquivística, analise as assertivas abaixo:

I. O princípio da proveniência estabelece que os documentos devem ser mantidos agrupados de acordo com a instituição, órgão ou pessoa que os produziu, evitando-se a mistura de fundos de proveniência distinta.

II. O princípio da cumulatividade estabelece que intervenções físicas ou técnicas nos documentos (restauração, digitalização, remontagem) devem ser reversíveis, sem comprometer o suporte nem a autenticidade.

III. O princípio da indivisibilidade arquivística dispõe que o conjunto de documentos de um mesmo fundo deve ser preservado unificado, sem dispersão, mutilação ou destruição indevida.

Quais estão corretas?

Um agente legislativo de uma Câmara Municipal foi designado para revisar o plano de classificação e destinação de documentos da instituição. Ao analisar um conjunto de processos referentes a contratos de serviços de consultoria, verificou que, embora esses documentos já não fossem mais utilizados com frequência nas atividades diárias, ainda eram necessários para fins de fiscalização, controle de execução contratual e eventuais auditorias, conforme determinação da legislação de gestão de documentos. Na teoria da arquivística, a fase do ciclo de vida dos documentos em que se encontram esses processos, conforme a situação descrita no trecho anterior, denomina-se:

Durante uma capacitação interna sobre gestão documental em um órgão público estadual, o instrutor apresentou os princípios arquivísticos e solicitou que os servidores identificassem qual deles estava sendo aplicado na seguinte situação: ao analisar o acervo documental da Secretaria de Obras, um arquivista constatou que todos os documentos ali existentes (contratos, projetos, ordens de serviço, correspondências e relatórios de fiscalização) haviam sido produzidos naturalmente ao longo do exercício das atividades daquele órgão, refletindo suas relações administrativas internas e externas, sem que tivessem sido reunidos de forma intencional ou artificial. De acordo com a teoria arquivística, o princípio identificado pelo arquivista na situação descrita denomina-se:

Um agente legislativo responsável pelo setor de arquivo de uma câmara municipal foi incumbido de reorganizar o acervo documental do órgão. Ao realizar o levantamento dos documentos existentes, identificou um conjunto de materiais composto por fotografias de eventos institucionais, desenhos técnicos produzidos pelo setor de engenharia, gravuras históricas da sede do órgão e cartazes de campanhas internas de conscientização. Ao classificar esse conjunto quanto ao gênero documental, o agente verificou que todos os itens pertenciam à mesma categoria. De acordo com a teoria arquivística, qual é a classificação, quanto ao gênero, do conjunto de documentos identificado pelo agente?

O ________ é o conjunto de documentos que perderam sua frequência de uso diário, mas que ainda precisam ser armazenados por obrigações legais, fiscais ou históricas, sendo o local onde ficam guardados documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados, não devendo, contudo, ser considerado depósito de lixo.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna: