Qual é o procedimento correto para o arquivamento de documentos em um órgão público?

Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Acerca da gestão de documento, assinale a alternativa apresenta um método de arquivamento.

A conservação de documentos de arquivo é uma atividade que tem como propósito minimizar ou reparar a deterioração química e (ou) física dos documentos, retardando os efeitos adversos que incidem sobre ele, ou até mesmo os impedindo, atenuando a ação da perda informacional.

(Disponível em: https://arquivocentral.unb.br/images/documentos/Programa_de_preservacao_de_documentos.pdf. Acesso em: 25 ago. 2024, com adaptações.)


Com relação a elementos fundamentais para a preservação dos documentos, é correto afirmar que a:

A organização eficiente da secretaria de uma escola favorece a gestão administrativa e acadêmica. Considerando as boas práticas na organização de documentos relacionados a professores e alunos, marque a opção da afirmação CORRETA.

Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar a preparação adequada para garantir a preservação e a acessibilidade futura dos arquivos. Qual prática recomendada para preparação de documentos a serem arquivados?

No contexto da organização de uma secretaria escolar, a escolha do método de arquivamento é crucial para a eficiência na gestão documental. Considerando os diferentes métodos de arquivamento e suas aplicações, marque a opção que apresenta um método de arquivamento e sua adequação para o gerenciamento de documentos escolares.

A organização e a administração de arquivos são fundamentais para a gestão eficiente de informações em instituições escolares. Secretários escolares devem estar bem familiarizados com os princípios de arquivologia para garantirem que os documentos sejam corretamente classificados, armazenados e acessíveis quando necessário. As práticas de arquivamento envolvem tanto o conhecimento teórico quanto a aplicação de técnicas específicas que asseguram a preservação e a integridade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Analise as afirmativas a seguir sobre a organização e administração de arquivos.

I. A classificação dos documentos de arquivo deve ser feita exclusivamente por data de criação, pois esse critério facilita a recuperação rápida de informações em todos os contextos.

II. O arquivamento cronológico é o mais indicado para documentos que precisam ser acessados frequentemente e em ordem de ocorrência dos fatos.

III. A gestão de documentos envolve tanto a organização de arquivos correntes, que são de uso frequente, quanto de arquivos permanentes, que possuem valor histórico e devem ser preservados indefinidamente.

IV. A eliminação de documentos no estágio de arquivo intermediário deve ser feita com base na avaliação de seu valor administrativo, histórico, legal ou informativo, e não apenas por critérios de tempo de armazenamento.

V. O princípio da proveniência recomenda que os documentos sejam organizados e arquivados de acordo com a sua origem, independentemente do conteúdo, para manter a integridade e a contextualização dos arquivos.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

A classificação dos arquivos e documentos é fundamental para a organização eficiente e a recuperação de informações. Considerando os critérios de classificação, qual das afirmações a seguir descreve corretamente uma das formas de classificação de arquivos em uma instituição?

A Teoria das Três Idades no arquivismo classifica os documentos com base no seu ciclo de vida, desde a criação até o descarte ou preservação permanente. Considerando essa orientação, qual das afirmações a seguir descreve corretamente os estágios pelos quais um documento passa ao longo de sua existência?

Leia e analise a afirmativa a seguir.

Os documentos oficiais utilizados no contexto escolar, como certidões, ofícios, memorandos e atas, possuem estrutura e finalidades específicas que devem ser rigorosamente seguidas para garantir sua validade e eficácia. Um(a) __________ é um documento utilizado para a comunicação entre unidades administrativas internas, caracterizado por sua simplicidade e objetividade, enquanto um(a) __________ é um documento que atesta a veracidade de um fato constante em registros ou documentos públicos, sendo emitida por autoridade competente.

Marque a opção que preenche CORRETA e respectivamente as lacunas.