No âmbito escolar, a organização de arquivos, o controle de protocolos e a guarda de documentos são atividades essenciais para assegurar a regularidade administrativa, a preservação da memória institucional e o atendimento adequado às demandas de estudantes, responsáveis, servidores e órgãos de controle. Sobre arquivo, protocolo e documentação escolar, assinale a alternativa correta.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

A expedição de documentos exige o registro de saída para assegurar a rastreabilidade, funcionando como uma garantia documental de que a Administração Pública deu cumprimento ao envio da informação ou resposta, sendo fundamental para o controle de prazos em processos administrativos.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

O encaminhamento de correspondências externas pode ser realizado diretamente pelas unidades administrativas finalísticas, sem passar pelo setor de protocolo/expedição, para garantir celeridade, sendo o setor de protocolo responsável apenas pela triagem de documentos internos.

O processo de digitalização para substituição de documentos físicos de guarda permanente é uma prerrogativa prevista na legislação brasileira, permitindo a eliminação de todo o acervo histórico assim que as imagens digitais forem certificadas por assinatura digital.

A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) dispensa a aplicação da tabela de temporalidade, pois o armazenamento em nuvem elimina o risco de obsolescência e a necessidade de descarte dos arquivos digitais.

Em grandes acervos de prontuários hospitalares, o método numérico simples é superior ao alfabético, pois utiliza uma chave única, uma matrícula, que elimina erros por homônimos e facilita a integração com sistemas digitais, embora se exija um índice alfabético auxiliar para a localização.

O método de arquivamento geográfico é um sistema indireto, pois exige a consulta a um índice auxiliar para localizar a documentação, uma vez que o ordenamento principal é feito com base na procedência ou no local de origem.

Na arquivística moderna, o valor de um documento é determinado por sua frequência de consulta, sendo que os documentos com valor secundário que não são consultados com frequência devem ser eliminados para otimizar o espaço físico.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

No processo de expedição de documentos oficiais, a etapa de encaminhamento dispensa a conferência de anexos citados no texto, presumindo-se que o redator do documento tenha incluído corretamente todos os arquivos, sendo o setor de expedição responsável apenas pela selagem e pela postagem.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

O registro de documentos recebidos deve ser realizado apenas em arquivos digitais, sendo proibido o uso de protocolos manuais ou livros de registro, visto que, pela norma arquivística atual, qualquer método que não seja informatizado é considerado sem valor legal para comprovação de recebimento.