Em relação à gestão de arquivos e recebimento e transmissão de informações, coloque V para verdadeiro e F para falso:

( ) Possibilitam a preservação adequada de documentos e arquivos importantes.

( ) Possibilitam a otimização do processo de busca por informações.

( ) Possibilitam a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.

A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:

Programas de documentação trazem diversos benefícios organizacionais. Todas as alternativas abaixo trazem características assim, COM EXCEÇÃO de:

O controle da tramitação de documentos é uma das importantes atividades de:

Assinale a alternativa que aponta atividade típica do setor de protocolo de organização pública.

Assinale a alternativa correta sobre arquivamento de documentos em organizações públicas.

As características essenciais dos arquivos relacionam-se às razões pelas quais documentos vieram a existir e com as razões pelas quais foram preservados. Sobre o tema, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma a seguir e assinale a alternativa com a sequência correta.

( ) A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que busca definir o prazo de guarda dos documentos durante a fase corrente.

( ) Quando definida a destruição de documentos com conteúdo confidencial, deve-se atentar para a necessidade da maceração ou de qualquer outro tratamento para destruir o conteúdo.

( ) O ciclo de vida dos documentos ou teoria das três idades se relaciona à fase de classificação, uso e custódia dos documentos.

( ) A destinação final do documento se relaciona ao descarte ou guarda permanente desse documento.

Assinale a opção INCORRETA quanto ao material a ser arquivado e a teoria das três Idades.

A microfilmagem está amparada por Lei desde o ano de 1968 (Lei nº 5.433/1968), e somente no ano de 1996 ela foi regulamentada em decreto (nº 1.799/1996). Conforme o Decreto, no final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I. Número do microfilme.

II. Identificação do detentor dos documentos microfilmados.

III. Ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.

IV. Menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior.

Quais estão corretas?

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.

I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.

II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação.

III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.

IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

O arquivamento pode ser horizontal ou vertical, a depender da disposição dos móveis que guardam os respectivos documentos.