Em uma Câmara Municipal do Estado de São Paulo, os documentos recebidos devem seguir um fluxo administrativo organizado, garantindo rastreabilidade, controle e transparência. Esse fluxo inclui etapas como registro, distribuição e arquivamento. Assinale a alternativa correta sobre esse fluxo:

Considerando as atividades do setor de protocolo na Administração Pública municipal, esse setor é responsável por registrar, controlar e acompanhar a movimentação de documentos administrativos. Após o recebimento de uma correspondência, o documento deve ser __________, garantindo sua identificação e rastreabilidade. Em seguida, deve ser encaminhado ao setor competente para análise e, conforme sua frequência de uso, poderá ser mantido no arquivo __________ ou transferido, posteriormente, para o arquivo intermediário. 
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:

Durante o expediente em um setor administrativo, um auxiliar adotou os seguintes procedimentos ao lidar com correspondências:
• Recebeu documentos sem registrar no sistema de protocolo.
• Encaminhou diretamente ao setor destinatário.
• Não realizou controle de saída de documentos expedidos.
Ao revisar essas práticas, a chefia identificou falhas nos procedimentos adotados. Assinale a alternativa que descreve corretamente o principal problema na conduta do servidor:

A alternativa que não corresponde a uma atividade do setor de protocolo é:

Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:

1. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.

2. Otimização do processo de busca por informações.

3. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.

4. Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.

A alternativa que apresenta de forma completa e correta todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:

Considerando os conhecimentos acerca de arquivamento de documentos em geral, assinale a alternativa que apresenta uma definição correta de método de arquivamento.

Classificar e arquivar documentos é tarefa intrínseca ao arquivo e ao escriturário. A classificação e a caracterização das correspondências e documentos são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa incorreta:

A correta classificação de documentos é essencial para o manejo eficiente da informação e para atender às normativas de auditoria e compliance. Sendo assim, relacione as categorias de documentos listadas na coluna A com as descrições correspondentes na coluna B.

Coluna A

1. Documentos Correntes.
2. Documentos Intermediários.
3. Documentos Permanentes.

Coluna B

( ) São aqueles que, tendo cumprido sua vigência e relevância para os processos imediatos, não são mais frequentemente utilizados, mas que ainda não podem ser descartados devido a requisitos legais.

( ) Refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que devem ser preservados indefinidamente.

( ) Constituem os documentos em uso constante e que são necessários para a construção das atividades rotineiras e processos operacionais da instituição.

A sequência correta é:

O local onde são guardados os documentos, que, embora não estejam sendo utilizados no momento, poderão ser, futuramente, necessários para fins de consulta ou comprovação de fatos já ocorridos é chamado de Arquivo:

O arquivo, quando bem organizado, evita duplicidade de documentos, repetições desnecessárias e constitui fonte de pesquisa para os demais setores na instituição. Entre os métodos de arquivamento, aquele no qual se ordena a documentação, de acordo com a região, estados ou municípios, é o: