Com base em Paes (2012), analise a seguinte sentença, relacionada à classificação de documentos:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto (1ª parte). Quanto ao gênero, os documentos podem ser, entre outros: cartográficos, iconográficos e filmográficos (2ª parte). São exemplos de documentos iconográficos: mapas, plantas e perfis (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

A gestão eletrônica de documentos (GED) elimina a necessidade de classificação, de indexação e de atribuição de metadados aos arquivos digitais, pois os sistemas eletrônicos localizam documentos automaticamente por busca de conteúdo visual, tornando também desnecessária a digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para fins de pesquisa textual em documentos digitalizados.

O método de arquivamento alfabético organiza documentos por ordem de nomes e dispensa o uso de índices ou instrumentos auxiliares de busca, ao passo que o método numérico simples exige obrigatoriamente a consulta à tabela de temporalidade antes de cada arquivamento ou de cada recuperação de documento.

A teoria das três idades classifica os documentos em correntes, intermediários e permanentes, sendo que os arquivos intermediários abrigam documentos de uso frequente que devem permanecer próximos aos setores de trabalho para consulta diária, enquanto os arquivos correntes destinam-se exclusivamente à guarda de documentos históricos de valor permanente.

Em um órgão público que recebe diariamente grande volume de correspondências, a ausência de procedimentos padronizados de protocolo pode resultar em extravio de documentos, descumprimento de prazos legais e fragilização do controle administrativo.

Em situação na qual um documento oficial urgente precisa ser expedido, é admissível dispensar o registro no sistema de protocolo para agilizar o envio, desde que seja feito controle informal posteriormente.

A ausência de registro formal na expedição de documentos não compromete a gestão administrativa.

Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.

O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.

Miriam é a assistente administrativa do SAMAE – Campos Novos e entre suas atribuições está o arquivamento de documentos. Ao arquivar os documentos, ela utiliza o sistema de arquivamento pelo método numérico simples, que, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), é o método de ordenação que tem por eixo o(a):