Os arquivos são essenciais para preservar a memória institucional, garantir acesso à informação e apoiar decisões administrativas. Técnicas de arquivamento, como ordenação alfabética, numérica ou temática, devem ser aplicadas conforme o tipo de documento e a necessidade da instituição.

I) As técnicas de arquivamento não exigem padronização.

II) A ordem alfabética é a única técnica válida para instituições públicas.

III) A escolha da técnica de arquivamento deve considerar o volume documental e a natureza das atividades.

IV) O arquivamento interfere diretamente no acesso à informação:

Com base nas afirmações, indique a alternativa correta:

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

O registro de um documento no sistema de protocolo cria um número de identificação único que permite o seu rastreamento durante toda a sua tramitação.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

Um ofício é um tipo de documento administrativo utilizado para a comunicação formal e externa entre os órgãos públicos ou entre estes e particulares.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

A expedição de correspondência em uma organização refere-se ao envio físico dos documentos, sem a necessidade de registro ou controle formal.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

A classificação de documentos no protocolo refere-se à organização dos papéis em ordem alfabética, para facilitar o arquivamento e ordenar os documentos dentro de um mesmo tema.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

A comunicação externa visa gerenciar o fluxo de informações da empresa para os seus públicos de interesse, como clientes, fornecedores e a mídia.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

O protocolo é a área responsável por gerenciar o fluxo de documentos em uma organização, incluindo a sua recepção, o seu registro, a sua distribuição e a sua expedição.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

Memorandos e circulares são exemplos de documentos funcionais, que são utilizados na comunicação externa à organização, para contato com os seus clientes.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

A redação oficial de documentos, como ofícios e memorandos, exige o uso de linguagem clara, concisa, impessoal e em conformidade com a norma culta.

Julgue o item seguinte, quanto à organização e à estrutura organizacional.

A comunicação externa é o processo de troca de informações entre os gestores, de modo que a transmissão para os níveis operacionais é feita em cascata e não caracteriza o processo central de troca.