No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue os itens a seguir.

As boas práticas de segurança da informação em gestão de arquivos incluem controle de acesso que se baseia em perfis, backup periódico, criptografia de dados sensíveis, trilhas de auditoria, políticas de senhas robustas e treinamento de usuários, observando-se os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade.

No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue os itens a seguir.

A gestão eletrônica de documentos (GED) engloba a captura, o armazenamento, a indexação, a recuperação e o controle de documentos digitais, utilizando tecnologias como OCR, digitalização, metadados e sistemas de workflow, visando agilizar processos, reduzir papel e facilitar acesso controlado à informação.

No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue os itens a seguir.

Os métodos de arquivamento físico mais utilizados incluem o alfabético, o numérico, o geográfico e o temático, devendo a escolha considerar apenas a frequência de consulta e o volume de documentos, uma vez que a natureza dos conteúdos e o grau de sigilo não interferem na definição do método mais adequado, sendo desnecessária a combinação de métodos em um mesmo sistema de arquivos.

No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue os itens a seguir.

As tabelas de temporalidade documental estabelecem prazos de guarda e destinação final de documentos (a eliminação ou a guarda permanente) com base na análise de valor primário (administrativo, legal, fiscal) e secundário (histórico, probatório, informativo), racionalizando a gestão e reduzindo os custos de armazenagem.

O gestor público pode autorizar a digitalização de processos de guarda permanente mediante escaneamento simples, descartando o suporte físico para otimizar o espaço na biblioteca.

A adoção da assinatura eletrônica em processos administrativos significa que um CRBM confere integridade e autenticidade aos documentos natos digitais, dispensando, com isso, a impressão física.

Ao implementar a gestão eletrônica de documentos, deve-se padronizar a nomenclatura dos arquivos digitais e utilizar as tabelas de temporalidade, o que facilitará a localização e o descarte seguro dos documentos.

As plantas arquitetônicas de obras públicas, com alta frequência de uso, são arquivadas horizontalmente em mapotecas e, após a conclusão da obra, são transferidas geralmente para o armazenamento vertical.

Ao organizar prontuários funcionais no arquivo corrente, a unidade administrativa deverá utilizar o método numérico simples, exigindo um índice auxiliar remissivo para localizar documentos, configurando-se, assim, um método indireto.

Na organização pública, os documentos classificados como de valor secundário, que já cumpriram as suas finalidades administrativas, devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário, aguardando, neste, a sua eliminação definitiva.